検索しても出てこない。名前の表記とドメインをそろえる

名刺を渡した相手から、後日メールが来ました。「検索したのですが、御社が見つかりませんでした」。自分で検索してみると、たしかに出てきません。似た名前の別の会社が並んでいるだけです。

原因の多くは、順位の問題ではなく表記の問題です。ここでは、何で検索されているかを確かめるところから、名乗る名前を一つに決め、ドメインと自社サイトを合わせ、契約書や角印の表記までそろえる手順を並べます。順に潰せば、たいてい出てくるようになります。

まず、何で検索されているかを確かめる

思っている言葉と、実際の言葉は違います。

社名で検索されていると思っていても、実際には「地名＋業種」で探されていることがあります。逆に、社名で探しているのに、相手が覚えているのは略した呼び方だけということもあります。

確かめ方は単純です。名刺を渡した相手に、どう調べたかを聞いてください。三人に聞けば傾向が出ます。自分で入力する言葉は、いつも正確すぎて参考になりません。

表記がいくつあるか数える

書き出すと、たいてい三つ以上あります。

正式な社名、看板やのぼりの表記、名刺の表記、請求書の表記、そしてSNSの名前。株式会社が前に付くか後ろに付くか、中黒を入れるか、英字を大文字にするか。細かい違いが積み重なって、どれで探しても部分的にしか出てこない状態になります。

全部を書き出して、並べてください。これだけで問題の半分が見えます。誰も統一する担当を決めていなかった、というのが実情のはずです。

名乗る名前を一つに決める

正式名と、日常で使う呼び方の二つに絞ります。

正式名は、登記や契約書に使うもの。日常の呼び方は、看板やSNSで使うもの。この二つだけにして、それ以外の表記は使わないと決めます。二つとも、社内の誰に聞いても同じ答えが返る状態にしてください。

決めたら、どこで何を使うかの対応表を一枚作ります。「請求書は正式名」「のぼりは呼び方」といった程度で足ります。判断のたびに迷わなくなります。

ドメインと自社サイトを合わせる

名前の綴りを、そこに合わせます。

インターネット上の名前が、決めた呼び方と違っていると、それだけで探しにくくなります。まだ取っていないなら、決めた呼び方で取ってください。すでに別の綴りで取っている場合は、新しく取り直して、古いほうから転送する形にできます。取得と管理はお名前.com のような窓口から自分で手続きできます。

自社サイトのほうも、書いてある社名を統一します。ページの上に出る題名、会社概要の欄、問い合わせの案内。ここが揃っていないと、探している側が「同じ会社か」を判断できません。

載せる情報が足りているか

出てこない原因が、情報不足のこともあります。

必ず載せるのは、正式な社名、所在地、電話番号、事業の内容、そして代表者名です。この五つが書いてあるページが一枚あるだけで、探されたときに見つかりやすくなります。取引先が確認したいのも、だいたいこの五つです。

加えて、社名の読み方を書いておくと効きます。漢字の読みが一通りでない社名は、探す側が違う読みで入力しています。ふりがなを一行入れておくだけで、たどり着ける人が増えます。

写真や凝った表現より、こちらが先です。名刺から見に来た人は、実体があるかどうかを確かめに来ています。

契約書と印章の表記もそろえる

紙のほうも同じ問題が起きています。

契約書に押す社印、請求書に押す角印、代表者の実印。彫られている文字が、決めた正式名と違っていませんか。移転や社名変更のあとに作り直していないと、古い表記のまま押し続けていることがあります。

押印した書類は、後から照合されます。表記が食い違っていると、そこで手続きが止まります。作り直すなら、正式名を確定してからです。会社印鑑のことなら、即日発送可能な「会社印鑑ドットコム」 は会社で使う印章を専門に扱っていて、角印や代表者印を書体と大きさを指定して作れます。

地図と名簿の登録も確かめる

自分が登録した覚えのないものがあります。

業種の名簿サイトや地図のサービスには、他の人が登録した情報が載っていることがあります。そこに古い住所や電話番号が残っていると、検索した人はそちらを見ます。自分のところへ連絡が来ない理由が、これであることもあります。

社名で検索して、上から十件を開いてください。自社の情報が載っている外部のページが出てきます。間違っているものは、それぞれの窓口から修正を申し出ます。手間はかかりますが、一度やれば当分は保ちます。

変えたあとに直す場所

一覧にしておかないと、必ず残ります。

直すのは、名刺、封筒、請求書の様式、自社サイト、SNSの名前、地図サービスの登録、取引先に渡してある口座の情報、そして印章です。数えると十を超えます。

順番は、契約と登記に関わるものが先。印刷物は在庫がなくなってから。看板は最後で構いません。全部を同時に変えようとすると、費用がまとまってかかります。

よくある質問

Q. 検索して出てこないのは順位のせいですか。

A. 表記のゆれが原因のことが多いものです。正式名と呼び方が混在していると、どれで探しても部分的にしか出てきません。

Q. 表記はいくつまで持っていいですか。

A. 正式名と日常の呼び方の二つです。どこで何を使うかの対応表を一枚作ってください。

Q. ドメインの綴りが呼び方と違います。

A. 新しく取り直して、古いほうから転送する形にできます。名刺の刷り替えは在庫がなくなってからで構いません。

Q. 印章の文字が古い表記のままです。

A. 押印した書類は後から照合されます。正式名を確定してから作り直してください。角印と代表者印は書体と大きさを指定できます。

まとめ

出てこない原因は、順位より表記です。まず、何で検索されているかを人に聞いてください。

書き出すと、社名の表記はたいてい三つ以上あります。二つに絞ります。

ドメインと自社サイトの綴りを、決めた呼び方に合わせます。

社名、所在地、電話番号、事業内容、代表者名。この五つが載った一枚を用意します。

契約書に押す印章の文字も、正式名に合わせて作り直してください。