教えたことを残す場所。手順書の置き方と、学び直しの進め方

新しく入った人に、同じことを三回説明していました。前の人にも同じ説明をしています。書いたものはあるのですが、どこにあるかを誰も知りません。

教える手間を減らす方法は二つしかありません。手順を置いて誰でも見られるようにすることと、外の教材で済むところは外に任せることです。両方をやると、教える時間が三分の一になります。

口で教えている限り、減らない

説明が上手いほど、口で教えるほうが速く感じます。だから書きません。

しかし口での説明は、その場にいた人にしか残りません。二人目、三人目に同じ時間がかかります。

さらに、教えるたびに中身が少しずつ変わります。半年後には、人によって違うやり方が定着しています。

同じ説明を二回したら、そこは書くところです。 三回目からは、紙を渡して読んでもらいます。

書くのは長い文章ではありません。何のためにやるか、順番、迷ったときの相談先。この三つで足ります。

一つの作業につき紙半分、と決めておくと書き始められます。

完璧に書こうとすると一行目が出ません。粗くていいので、まず一つ置いてください。

置き場所を一つに決める

書いたものが使われない理由は、たいてい置き場所です。

紙で配ると、配った人の机の中に消えます。共有のフォルダに入れると、階層の奥で見つかりません。

いちばん続くのは、社内システムとして誰でも同じ入り口から開ける形にすることです。検索できるのが決め手になります。

置き場所を決めたら、入り口を一つにします。二つあると、片方が古いまま残ります。

紙が必要な場面は残ります。現場に持ち込む手順は印刷して構いませんが、原本はどれかを決めておいてください。

新しく入った人には、初日にその入り口だけ教えます。中身は本人が引きます。

誰が書き、誰が直すか

置いただけでは、一年で古くなります。

決めるのは、書く人、直す人、そして直す日。三つ目が抜けている職場が多い。

書く人は、その作業を実際にやっている人です。上の人が書くと、現場と食い違います。

そのためには、書ける人と読むだけの人を分けられる置き場所が要ります。法人の名義で契約でき、権限を分けて渡せる独自SSL付きレンタルサーバー「iCLUSTA+ byGMO」詳しくはこちら のような契約にしておくと、社内システムを外から見えない形にしたうえで、書き込める範囲だけを人ごとに決められます。

分けておくと、誤って消す事故も減ります。読むだけの人が大半なので、実際に書ける鍵は数本で足ります。

直す日は、月末か期の変わり目に固定します。「気づいたときに」では誰も直しません。

古くなった手順には、日付と「この時点の内容です」の一行を足しておきます。消すより安全です。

読む側からの指摘を受ける口も作ります。書いた本人には見えない穴を、新しく入った人が見つけます。

直した記録が残る形にしてください。 いつ変わったかが分かると、揉め事が減ります。

外の教材で済むところは任せる

社内で全部を教える必要はありません。

資格や法令が絡む研修は、外の教材のほうが正確で、更新も向こうがやってくれます。自分たちで作ると、改正のたびに手直しが必要になります。

現場系の国家資格まで扱う教材を、受講の形で使えるすべての人に最高の教材を【eラーニング現場系・国家資格】 のような仕組みを入れると、教える側の負担が一段下がります。進み具合が見えるので、声のかけどころも分かります。

社内で書くのは、自分たちのやり方に固有の部分だけにします。そこを絞ると、書く量が半分になります。

受講の時間をどう扱うかは、先に決めてください。勤務時間内か外かで、進み方がまるで違います。

費用も先に決めます。会社が持つのか、資格を取ったら戻すのか。曖昧にすると、途中でやめる人が出ます。

学び直しの機会は、辞めない理由にもなります。教える手間の話だけで考えないほうがよい。

読まれているかを確かめる

置いた手順が読まれているかは、聞かないと分かりません。

確かめ方は簡単で、新しく入った人に「どこを見ましたか」と聞くだけです。見ていない場所は、探せない場所です。

よく開かれている順が分かるなら、それも見ます。開かれていない手順は、要らないか、見つからないかのどちらかです。

質問が来た内容は、必ず手順に足します。質問が減らないなら、書き方が悪い。

半年に一度、要らない手順を消します。増える一方だと、探す時間が延びます。

分類は五つ以内にしてください。細かく作るほど、どこに入れたか分からなくなります。

読まれない手引きは、無いのと同じです。

続けるための一日を決める

ここまでの仕組みは、続かなければ意味がありません。

決めるのは、月に何時間使うか、誰がその時間を持つか、そしてやめるときの判断です。

月に一時間で足ります。書き足しと、古いものの手直しだけなら、それで回ります。

担当が辞めるときは、次の人に入り口の鍵と直す日を引き継ぎます。ここが抜けると、翌年には誰も触らなくなります。

受講の記録も同じ場所に置いておくと、誰が何を学んだかが後から分かります。

一年経ったら、教えるのにかかった時間を測ってください。減っていれば続けます。

減っていなければ、置き場所か書き方のどちらかを変えます。

よくある質問

Q. 手順を書く時間が取れません。

A. 同じ説明を二回したものだけ書いてください。全部を書こうとすると始まりません。一つの作業につき紙半分で足ります。

Q. 共有フォルダでは駄目ですか。

A. 始めるには十分ですが、階層が深くなると探せなくなります。検索で引ける入り口を一つに決められるかどうかが分かれ目です。

Q. 外の教材は高くつきませんか。

A. 自分たちで作って改正のたびに直す手間と比べてください。法令が絡む内容ほど、外に任せたほうが安く正確になります。

Q. 受講の時間は勤務時間に入りますか。

A. 業務として受けさせる場合の扱いは、就業規則や労働時間の考え方に関わります。社会保険労務士に確認してから決めてください。

まとめ

同じ説明を二回したら、そこが書くところです。三回目からは紙を渡します。

置き場所は一つに決めてください。入り口が二つあると、片方が古いまま残ります。

書く人、直す人、直す日を決めます。三つ目が抜けると一年で古くなります。

法令や資格が絡む内容は、外の教材に任せたほうが正確で手間もかかりません。

読まれているかは、新しく入った人に聞けば分かります。