車両費を毎月出す。決算を待たずに数字を作る形にする

数字をきちんと見るのは決算のときだけ、という状態は珍しくない。年に一度、税理士から資料が届いて、そこで初めて一年の全体を知る。知ったころには、その一年はもう終わっている。

打つ手が残っているうちに数字を見たいなら、毎月出す形にするしかない。とはいえ、月次で完璧な資料を作ろうとすると続かない。項目を絞り、自動で出るものだけを並べる。車を使う仕事なら、車両にかかる費用がその筆頭になる。

決算のときにしか見ていない

決算の資料は、税務のために作られている。判断のために作られたものではないので、そのまま経営の材料にしようとすると使いにくい。

しかも、出てくるのが期の終わりから数か月後になる。その時点で分かることは、たいてい「もう少し早く知りたかった」ことばかりだ。

毎月出す資料は、精度より速さを優先していい。荒くても翌月の十日に出るほうが、正確でも三か月後に出るより役に立つ。

目的が違うので、決算の数字と月次の数字が一致しなくても構わない。合わせようとすると、月次のほうが重くなって続かなくなる。

そもそも、月次で見たいのは絶対の金額ではなく前月との差だ。同じ作り方で並んでいれば、多少の粗さがあっても差は正しく出る。

自動で出るものから並べる

毎月出す項目は、五つまでに絞る。売上、経費の合計、月末の残高、売掛の残高、そして車両にかかった費用。増やすと集計そのものが続かなくなる。

このうち車両の費用は、支払い方をそろえておけば自動で出る。走った分だけ増える支出なので、忙しさの指標にもなる。

ＥＴＣ協同組合のガソリンカード は協同組合が発行する給油向けのカードで、加盟する給油所で使った分が月ごとの請求にまとまる。燃料費の合計が請求書の形でそのまま出てくるので、集計の作業が要らない。

高速代も同じようにまとめておくと、移動にかかった費用が二行で済む。手で拾い集めていたころに比べて、月次を出すまでの時間がはっきり短くなる。

領収書を集めて金額を入力していた作業がなくなるのも大きい。人数が増えるほど比例して伸びていた手間が、そこで止まる。

自動で出るようにするというのは、記録の精度を上げる話でもある。手で写す工程が消えれば、写し間違いも消える。

数字を渡す相手を決める

出した数字を誰に渡すかも決めておく。自分だけが見るのか、金融機関にも渡すのか、現場にも見せるのか。

渡す相手が決まると、様式が決まる。毎回同じ形にしておけば、読む側は前回との差だけを見ればよくなる。読む負担が減れば、返事も早くなる。

現場に渡すなら、全部を開く必要はない。担当している範囲の数字だけで十分に効く。移動の費用を見せると、遠方の仕事を受けるときの判断が変わることもある。

金融機関に渡す資料は、日ごろから作っていれば頼まれた日に出せる。必要になってから慌てて作る資料より、毎月続いているもののほうが説得力がある。

記帳の入口をそろえる

月次を軽くするには、入口の時点で分かれている必要がある。入ってきた明細を後から振り分けるのではなく、最初から科目ごとに入る形にする。

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科目の分け方は最初の月に決める。車両にかかる費用なら、燃料と高速代と保険と税と整備に分けておく。細かくしておくほうが、後から合算するのは簡単だ。

決めた分け方は途中で変えない。変えると、前の月と比べられなくなる。どうしても変える必要が出たら、変えた月と理由を書き残しておく。

摘要には、どの車のものかが分かる情報を入れておく。あとから一台ごとに集計するとき、この一手間があるかないかで作業量が変わる。

一台ごとに出してみる

全体の車両費が出せても、どの車に費用がかかっているかは分からない。台数が三台以上あるなら、一台ごとに出す価値がある。

走行距離と燃料費がそろえば、一キロあたりの費用が出る。並べると差がはっきりする。差の理由は、車そのものか、走り方か、整備の状態のどれかだ。

稼働の少ない車も見えてくる。月に数回しか動いていないなら、持ち続けるか手放すかを考える材料になる。

出した数字は、責めるためではなく判断のために使う。そう伝えてから配らないと、監視されていると受け取られる。

続けられる形にする

出す日を決める。翌月の十日、というように固定すれば、経理の側も準備ができる。決めていないと、忙しい月から順に飛ぶ。

出す人も決める。担当を固定すると、月ごとの変化に気づけるようになる。先月より二割増えている、この車だけ回数が多い。そういう気づきは、同じ人が続けて見ているから出てくる。

三か月続けば、そのまま一年続く。最初の三か月は多少荒くても、期日どおりに出すことを優先していい。

一年たまれば、季節による波が見える。波が見えると、翌年の見込みが立つようになる。

よくある質問

Q. 月次と決算の数字が合いません。

A. 合わなくて構いません。決算は税務の決まりに従って作るもの、月次は判断のために作るものです。目的が違います。

Q. 会計ソフトは必要ですか。

A. 件数が月に数十を超えると、手作業では合わなくなります。入力の時点で科目ごとに分かれる形にしておくと、集計の作業が要らなくなります。

Q. 車両費はどこまで含めますか。

A. 燃料と高速代と保険と税と整備までを一組にすると、持つ費用の全体が見えます。含める範囲は決めたら変えないでください。

Q. 金融機関に毎月出す必要はありますか。

A. 求められていなくても、用意しておくと相談が具体になります。提出の形式や頻度は、税理士に相談しながら決めてください。

まとめ

決算のときにしか数字を見ていないと、打つ手が残らない。毎月出す形にするなら、項目を五つに絞り、自動で出るものから並べる。

燃料代と高速代は支払いをそろえるだけで合計が出てくるので、月次の入口として扱いやすい。記帳の科目とそろえておけば、集計の手間はさらに減る。出す日と出す人を固定して、三か月続けてみてほしい。税務上の扱いは税理士に確認してほしい。