初回で聞き漏らす。八項目を決めて毎回同じ順で聞く

初回の打ち合わせが終わったあとで、肝心なことを聞いていなかったと気づきます。

納期の希望も、予算の枠も、決める人が誰かも聞いていない。もう一度電話をかけて聞くことになり、相手には準備が足りない会社だと思われます。聞く項目を決めて、毎回同じ順で聞けば防げます。聞いたあとの書類のやりとりまで含めて、型にします。

聞き漏らすのは、その場で考えているから

話の流れに合わせて質問していると、必ず落ちます。

相手が話し好きだと、こちらの聞きたいことに行き着く前に時間が終わる。逆に無口な相手だと、こちらから引き出せない。どちらの場合も、項目を持っていれば埋められます。手ぶらで行かないでください。

項目は紙で持っていって構いません。むしろ、見ながら聞くほうが真剣に見えます。

八項目に絞る

困っていること、望む状態、期限、予算の枠、決める人、いまの取引先、断る条件、次にすること。この八つです。

多すぎると尋問になります。八つなら、三十分の打ち合わせでも自然に埋まります。順番も固定してください。毎回同じ順だと、抜けたときに自分で気づけます。

埋まらない項目があっても構いません。埋まらなかったことが分かるのが大事です。

予算と決裁者は、遠回しに聞かない

いちばん聞きにくい二つですが、外せません。

「ご予算の目安はおありですか」で構いません。答えられないなら、こちらから幅を出して反応を見ます。決める人も同じで、「最終的にはどなたがご判断されますか」と聞けば、たいてい教えてくれます。

聞かずに進めて、最後に「上が通さなかった」と言われるほうが、双方にとって時間の無駄です。

電話で済ませる初回も、同じ項目で聞く

会わずに電話だけで始まる案件も増えています。

顔が見えないぶん、項目を持っていないと余計に落ちます。外出先から受けることもあるので、会社の番号のまま発信と着信ができ、内線も使えるビジネスフォンはもういらない。リース不要・機材不要・工事不要。起業や部署立上げを素早く のような仕組みにしておくと、どこで受けても同じ番号でやりとりを続けられます。

電話で聞いた内容は、その日のうちに箇条にして相手へ送り返してください。

聞いた内容を、その場で読み上げる

打ち合わせの終わりに、一分だけ使います。

埋めた八項目のうち、重要な四つを読み上げて確認する。ここで認識のずれが見つかることが、かなりの頻度であります。あとから書面で気づくより、その場で直したほうが早い。

読み上げると、相手も「そういえば」と思い出して足してくれます。

書類は、何がどの形で届くかを確かめる

初回のうちに、書類のやりとりの形を決めておきます。

見積書はメールでよいのか、押印した紙が要るのか。相手の社内でFAXが主なら、こちらもそれに合わせる必要があります。ここを決めずに進めると、提出したのに届いていない、という事故が起きます。

相手の経理や購買が別部署の場合、営業の窓口とは違う形式を求められることもあります。

紙のやりとりが多い相手には、受け口を用意する

FAXでしか送ってこない相手は、まだ普通にいます。

専用機を置くのが嫌でも、受け取れないと取引が成り立たない。パソコンや携帯でファクスの送受信ができるいつでもどこでもFAX送受信！秒速FAX のような形なら、機械を置かずに受注票や注文書を受けられます。届いた時点で画面に出るので、外にいても確認できます。

こちらから送るときも同じ経路が使えます。相手の手順を変えさせずに済みます。

次にすることを、日付で決めて終わる

「では、追ってご連絡します」で終わらせない。

誰が、何を、いつまでに。この三つを口に出して、両方が同じ理解で別れます。次の日付が入っていない打ち合わせは、たいていそのまま消えます。相手が決められないなら、こちらから提案してください。

決めた日付は、その日のうちに送る箇条の最後に入れます。

聞いた内容を、案件の記録に残す

自分の手帳に書いて終わりにしないこと。

担当が替わったときに、聞いた八項目が引き継がれないと、また同じことを聞くことになります。相手にとっては二度手間です。案件ごとの置き場所に、そのまま入れてください。

写しを個人の端末に持たない、という運用も一緒に決めておくとよい。

三か月使って、項目を直す

八項目が、自分の商売に合っているとは限りません。

三か月ぶんの記録を並べて、いつも空欄の項目と、いつも余白に書いている内容を見ます。前者は削り、後者は項目に足す。これで、自分の仕事に合った八項目になります。

足すときは、一つ削ってください。増える一方だと使われなくなります。

こちらの情報も、同じ量だけ渡す

聞くばかりだと、相手は身構えます。

できること、できないこと、進め方、料金の考え方。この四つを、聞くのと同じくらいの分量で先に話してください。先に開示すると、相手も答えやすくなります。

渡す資料は一枚で構いません。話した内容と同じことが書いてあれば十分です。

よくある質問

Q. 聞く項目はいくつがよいですか

A. 八つにしてください。困りごと、望む状態、期限、予算、決裁者、現在の取引先、断る条件、次の予定です。

Q. 予算を聞くのは失礼ではありませんか

A. 失礼ではありません。答えられないなら、こちらから幅を出して反応を見てください。

Q. 電話だけの初回でも同じですか

A. 同じです。顔が見えないぶん落ちやすいので、項目を持って聞き、その日のうちに箇条を送り返してください。

Q. 相手がFAXしか使いません

A. 機械を置かずに送受信できる形があります。届いた時点で画面に出るので、外にいても確認できます。

Q. 聞いた内容はどこに残しますか

A. 個人の手帳ではなく、案件ごとの置き場所に残してください。担当が替わると、聞き直すことになります。

まとめ

初回で聞き漏らすのは、その場で質問を考えているからです。困りごと、望む状態、期限、予算、決裁者、現在の取引先、断る条件、次の予定の八項目を、毎回同じ順で聞いてください。予算と決裁者は遠回しにせず、はっきり尋ねるほうが双方の時間を守れます。終わりに重要な四つを読み上げ、次にすることを日付で決めて別れる。書類が紙で来る相手には受け口を用意し、聞いた内容は個人の手帳ではなく案件の置き場所に残してください。