一日だけ人を集める部屋。換気と、短期で借りる機材の話

一日だけ人を集める催しを、年に二回やっています。場所は自社の一室です。

普段は倉庫代わりに使っている部屋なので、当日までに人が入れる状態にしなければなりません。今回は、その準備でやっていることを書きます。

当日までにやることを逆から並べる

まず、当日の朝に部屋がどうなっていればよいかを書きます。そこから逆に並べました。

前日までに物を出す、三日前までに機材を入れる、一週間前までに借りるものを決める。この順です。

逆から並べると、いちばん締め切りの早いものが分かります。うちは、借りるものの手配がそこでした。

順に並べると、たいてい後ろが詰まります。何度もやって、この形に落ち着いています。

置くものより、動く線を先に決める

何を置くかを先に決めると、部屋が埋まります。うちは毎回そうなっていました。

先に決めるのは、人がどう歩くかです。入って、見て、話して、出る。この線を床に引きます。

線の外側にだけ物を置くと決めたら、置く数が半分になりました。減らしたほうが見てもらえます。

椅子の数も、置く前に決めます。座る場所があると、人が留まって流れが止まりました。

見せたいものを一つに絞るのも効きました。三つ並べると、どれも見られません。

説明の紙は、立ったまま読める長さにします。長い紙は、誰も最後まで読みませんでした。

空気を先に用意する

普段は物置なので、締め切ったままです。前日に開けると、こもったにおいがしました。

三日前から窓を開けて、風を通しています。一日では抜けません。

窓が開かない側には、光除菌の空気清浄機。コンパクトでありながら、臭いだけなく除菌も！ を回しておきました。粉じんとにおいには効きます。

ただ、人が入ったあとの空気は、機械では追いつきません。当日は扉を開けたままにしています。

掃除は前日ではなく三日前

前日に掃除をすると、ほこりが舞ったまま当日を迎えます。落ち着くのに時間がかかりました。

三日前に掃除して、前日は拭くだけにしています。この順にしてから、当日の空気が違います。

床は最後です。物を出したあとでないと、意味がありませんでした。

換気と掃除を三日前にまとめると、前日が楽になります。前日は必ず何か起きるので、余白を残しておきたい。

一日のために買わない

年に二回しか使わないものを買うと、残りの三百六十三日は置き場所を取るだけです。

台、パネル、照明。うちは一度買って、置き場所に困りました。いまは借りています。

飲み物を出す催しでは、冷やす場所が足りません。必要な期間だけ
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臨時に必要なものは、要る期間だけ借りる。基準を作ってから、倉庫が片付いています。

借りるものの締め切りを早める

レンタルは、当日に届けばいいわけではありません。設置と試運転の時間が要ります。

うちは前日の午前に届く形にしています。当日の朝に届くと、動かなかったときに手が無い。

繁忙期は、希望の日が埋まっていることがあります。一か月前には押さえるようにしました。

返す日も先に決めます。決めていないと、翌週まで置きっぱなしになりました。

搬入の経路も測っておきます。扉を通らない機材が届いたことが、一度ありました。

電源の口がいくつあるかも、事前に数えます。当日に足りないと、延長コードを買いに走ることになりました。

当日の人の配置

受付、案内、片付け。三つに分けて、それぞれ誰がやるかを決めます。

兼務にすると、受付に人がいない時間が出ました。うちは三十分ごとに交代しています。

説明する人は、同じ話を何十回もします。喉が持たないので、飲み物を置く場所を作りました。

暑い時期は、立っている人から先に体調を崩します。休憩を強制的に入れる形にしています。

来場が途切れるのを待つと、休憩は取れません。時刻を決めて、そこで必ず抜けます。

熱中症の兆しが出た人は、その場で外します。代わりが立てられる人数で組むのが前提でした。

終わったあとに戻す

催しが終わったら、その日のうちに元へ戻します。翌日に回すと、一週間そのままでした。

借りたものは、返す前に写真を撮っています。汚れの指摘で揉めたことがあるからです。

余ったものは、その場で処分するか持ち帰るかを決めます。残しておくと、次の年まで残りました。

戻したあとに、次回への申し送りを一枚書きます。半年後には忘れているので、これが要ります。

写真も撮っておきます。文章より、当日の配置は写真のほうが伝わりました。

倉庫に戻すときは、次に出すものを手前にします。半年後の自分は、何も覚えていません。

毎回同じ失敗をしないために

うちの申し送りには、三つ書いてあります。借りるものは一か月前、掃除は三日前、置くものは線の外側だけ。

三つに絞ったのは、多いと読まないからです。前は十二項目ありました。

読まれない申し送りは、無いのと同じでした。書く側の満足で終わります。

三回続けて同じ形でできたら、それは決まりになったと考えています。

よくある質問

Q. 準備は何から始めますか

A. 当日の朝の状態を書いて、そこから逆に並べます。うちはいちばん締め切りが早いのが、借りるものの手配でした。

Q. 置くものはどう決めますか

A. 先に人の歩く線を床に引いて、その外側にだけ置きます。うちは置く数が半分になり、そのほうが見てもらえました。

Q. こもったにおいはどうしますか

A. 三日前から窓を開けます。一日では抜けません。窓の開かない側は機械を回しますが、人が入ったあとは扉を開けたままにします。

Q. 機材は買うべきですか

A. 年に二回なら借りるほうが安く、置き場所も要りません。前日の午前に届く形にして、試運転の時間を取ってください。

まとめ

当日の朝の状態から逆に並べると、締め切りの早いものが分かります。うちは借りるものの手配でした。置くものより、人の歩く線を先に決めます。空気は三日前から通し、掃除も三日前に済ませて前日は拭くだけです。年に二回の機材は買わずに借り、前日の午前に届けてもらいます。終わったらその日のうちに戻し、申し送りは三項目だけ書きました。