誰がどの番号を持っているか。電話と回線の一覧を作り直す

担当者が辞めた翌週、取引先から「いつもの番号がつながらない」と連絡がありました。調べてみると、その番号は本人の個人の携帯でした。契約も本人の名義で、こちらには何も残っていません。

連絡先は、人に紐づいたまま増えていきます。誰がどの番号を持ち、どの回線が誰の名義なのか。ここでは、電話と回線の一覧を作り直して、人が替わっても止まらない形にする手順を並べます。

いま存在する番号を、全部書き出す

まず現状を見えるようにします。

書き出すのは四つ。番号、その番号で受けている用件、持っている人、そして契約の名義です。名刺、封筒、案内、地図の掲載、取引先の連絡帳。あらゆる場所を確かめてください。

たいてい、知らない番号が一つか二つ出てきます。数年前の催しのために取った番号、使っていない転送先。それが残ったままになっています。

書き出すのは半日で終わります。やっていない会社が驚くほど多い。

個人の携帯で受けている用件を、切り分ける

いちばん危ういのがここです。

本人の名義の番号で会社の連絡を受けていると、その人が辞めた日に連絡経路ごと消えます。取引先には「連絡が取れない会社」に見えます。

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番号を新しく用意したら、切り替える期間を半年ほど取ってください。案内には両方を併記し、少しずつ寄せていきます。

回線の名義も、同じ表に載せる

電話だけの話ではありません。

事務所の回線、持ち運びの機器、拠点ごとの契約。それぞれの名義と、支払いの口座を表に書き足してください。個人の名義や個人の口座が混ざっていたら、そこが将来の詰まりです。

地域が合うなら、事業者を【コミュファ光】超高速インターネットが1年間ずっと月額980円〜！ のような地元の回線へまとめると、請求も問い合わせ先も一本になります。窓口が減るほど、引き継ぎは楽になります。

まとめるかどうかは別として、少なくとも「どこと何を契約しているか」の表は要ります。

用件ごとに、受け先を決める

番号の数ではなく、用件で整理します。

注文、問い合わせ、請求に関する連絡、そして採用。この四つは、受ける人も答え方も違います。どの用件をどの番号で受けるかを決めれば、取り次ぎの手間が減ります。

一つの番号で全部受けるなら、最初の応答で振り分ける形にします。誰が出ても同じ順番で聞けるよう、一枚の紙にしてください。

用件と受け先が対応していないと、取次ぎのたびに人が動きます。

不在のときに、どこへ回るかを決める

一覧の目的は、ここにあります。

担当が不在の日、その用件は誰が受けるのか。休みの日、夜間はどうするのか。この二つが決まっていないと、一覧を作っても止まります。

折り返しの期限も決めてください。当日中と決めておけば、相手も待てます。

決めた内容は、電話機の横に貼ります。頭に入れておく形にすると、人が替わったときに消えます。

名刺と掲示を、そろえて直す

番号を整理したら、載っている場所も直します。

名刺、封筒、案内、看板、地図の掲載、請求書の書式。この六つが定番です。一か所でも古いままだと、そこから旧番号にかかってきます。

直す順番は、外に出る量の多いものから。名刺と請求書が先です。

旧番号を止めるのは、全部が新しくなってから半年後にしてください。急ぐと取りこぼします。

誰が管理するかを一人決める

一覧は、放っておくと古くなります。

契約の管理、番号の追加と削除、支払いの確認。この三つを一人に集めてください。分散すると、誰も全体を知らない状態に戻ります。

その人が休んだ日のために、一覧の置き場所は他の人も見られるようにします。個人の端末の中だけにあると、意味がありません。

人が入るとき・辞めるときの手順に載せる

一覧が古くなる原因は、入退社です。

入るときは、どの番号を使うか、どの回線につなぐか。辞めるときは、番号の回収、転送の解除、契約の名義の確認。この二つを手続きの一覧に入れてください。

辞めるときのほうが抜けます。最終日のやることに、必ず書いておきます。

止まった日に、どこへ回るかも書いておく

一覧の使いどころは、平時よりも非常時です。

回線が止まれば、その線を通っている電話も止まります。そのときに代表の番号をどこへ転送するか、事業者のどこへ連絡するかを、同じ一覧に書き足しておいてください。

契約の番号と、窓口の電話も同じ紙に載せます。止まっているときに、インターネットで調べられるとは限りません。

紙は事務所の壁と、各自の携帯の両方に置いてください。片方だけだと、必要なときに手元にありません。

年に一度、一覧を作り直す

作った日から、少しずつずれていきます。

年に一度、同じ形式で作り直してください。増えた番号、使っていない契約、名義の残り。この三つが必ず出てきます。

二回目からは、前の表を直すだけなので一時間で終わります。

よくある質問

Q. まず何から始めますか。

A. いま存在する番号を全部書き出すことです。番号・用件・持っている人・契約の名義の四つを埋めてください。

Q. 個人の携帯で受けているのは問題ですか。

A. 辞めた日に連絡経路ごと消えます。会社の名義で番号を用意して、半年かけて切り替えてください。

Q. 番号を変えると取引先が困りませんか。

A. だから併記の期間を取ります。全部の掲示が新しくなってから半年後に旧番号を止めてください。

Q. 回線の契約も一覧に載せますか。

A. 載せてください。名義と支払いの口座まで書くと、引き継ぎのときに詰まりません。

Q. 誰が管理すべきですか。

A. 一人に集めてください。分散すると、誰も全体を知らない状態に戻ります。

Q. 更新はどのくらいの頻度でやりますか。

A. 年に一度で十分です。二回目からは前の表を直すだけなので一時間で終わります。

まとめ

番号・用件・持っている人・契約の名義の四つを、まず全部書き出してください。

個人の名義で受けている会社の連絡は、会社の名義に移すのが先決です。

回線の契約も同じ表に載せる。名義と支払いの口座まで書いておきます。

番号が載っている場所は六つあります。外に出る量の多いものから直してください。

入るとき・辞めるときの手続きの一覧に、番号と契約の項目を入れます。