事務の手が足りない。印刷や封入を外に頼むときの決め方

「これ、五十部お願いします」と机の横で言われて、その日のうちに三件が重なりました。どれも急ぎで、どれも口頭でした。夕方には、誰の分をどこまでやったか分からなくなっていました。

事務の仕事が回らなくなるのは、量よりも受け方の問題であることが多い。ここでは、頼まれごとの受け方を決め、抱えきれない分を外に出す順番を並べていきます。

口頭で受けない、と決める

紙かメッセージで受ける。これだけで半分が片付きます。

口頭で受けると、期限も部数も記憶に頼ることになります。頼む側も、言った気になって終わります。依頼票を一種類作って、机の横に積んでおいてください。書くのが面倒な人は、そもそも急ぎではありません。

依頼票には、何を・いつまでに・何部の三つだけ書いてもらいます。項目を増やすと、書かれなくなります。

受けたら、その票を「受付」の箱に入れる。終わったら「完了」の箱へ移す。この二つの箱があるだけで、進み具合が見えます。

受ける時間を、決めてしまう

いつでも受けると、いつも中断されます。

依頼を受ける時間を、午前と午後の各一回に決めてください。それ以外は箱に入れておいてもらう。中断が減ると、同じ量の仕事が半分の時間で終わります。

急ぎの扱いも決めておきます。本当に今日中のものは何件あるか、一週間数えてみてください。たいていは一件か二件です。

何にどれだけ時間がかかっているかを、数える

数えないと、外に出す判断ができません。

依頼票が溜まったら、種類ごとに件数と時間を集計してください。印刷と封入、データの入力、問い合わせの取り次ぎ。この三つで大半を占めるはずです。どれが一番重いかが分かれば、手の打ちようがあります。

印刷と封入が重いなら、まず設定を見直します。両面と白黒を初期値にし、まとめて出す。定額で使えるプリント革命 のような契約なら、枚数を気にせず出せるので、まとめて処理する形に変えやすくなります。

外に出す仕事を、切り出す

全部を自分で抱える前提を、一度外してください。

宛名の入力、資料の清書、名簿の整理。手順が決まっていて、判断の要らない仕事は外に出せます。登録している人が多い日本最大級クラウドソーシング　クラウディア のような場で募れば、一件からでも頼めます。人を雇うより先に、この形を試すほうが身軽です。

外に出すときは、判断の要らないところまで細かく分けてください。「よしなに」と頼むと、期待した形では返ってきません。手順書を一枚作る手間を惜しまないでください。

個人の情報を含む仕事は、外に出す前に扱いを決めてください。名簿の整理は特に注意が要ります。

頼む相手を、二人以上持つ

一人に依存すると、その人が忙しい月に止まります。

同じ仕事を頼める相手を、二人は確保しておいてください。最初の一件は小さく出して、返ってきたものを見る。いきなり大きい仕事を出すと、合わなかったときの損が大きくなります。

料金は、時間で払うか件数で払うかを決めます。手順が固まっている仕事なら、件数のほうが互いに見通しが立ちます。

断る基準を、持っておく

受けられない仕事を受けると、全体が遅れます。

いま抱えている件数と、今日終わる件数を見て、超えるなら期限を交渉してください。断るのではなく、いつならできるかを言う。この形なら角が立ちません。

期限を動かせない依頼が重なったときは、優先順位を決める人を一人置いてください。事務の担当が自分で順番を決めると、頼んだ側との間で必ず揉めます。

手順を書き残して、自分から離す

自分にしかできない仕事を減らすのが、最終的な解です。

やり方を一枚に書いて、置き場に入れてください。次に同じ依頼が来たとき、他の人でもできます。書くのは面倒ですが、三回目からは自分がやらなくてよくなります。

手順書は、実際の画面や書類の名前で書いてください。抽象的な言い方だと、初めての人には使えません。

頼まれごとの多い作業を、道具で軽くする

人を増やす前に、手の動きを減らせないか見てください。

印刷して折って封筒に入れる作業は、まとめて処理する形にするだけで半分になります。一件ずつ出して一件ずつ封をしていると、同じ動作を何十回も繰り返すことになります。宛名を一覧から差し込んで一度に出し、折る作業もまとめる。

機械の設定で減らせる手間もあります。よく使う出し方を登録しておけば、毎回選ぶ必要がありません。両面と白黒を初期値にしておけば、用紙もトナーも余計に減りません。

こういう工夫は、頼まれる側からは言い出しにくいことがあります。年に一度、事務の作業を見直す場を作ってください。

断った依頼も、記録に残す

断りっぱなしにすると、同じ依頼がまた来ます。

受けられなかった依頼は、理由と一緒に残してください。同じ種類の依頼が繰り返し来ているなら、それは仕組みで受けるべきものです。個別に断り続けるより、受ける形を作るほうが早い。

記録は月に一度見返してください。断った件数が増えているなら、人手か手順のどちらかが足りていません。

よくある質問

Q. 口頭の依頼はどう断ればよいですか

A. 依頼票を一種類作って机の横に置き、書いてもらう形にしてください。何を・いつまでに・何部の三項目だけにすると書かれます。

Q. 中断が多くて仕事が進みません

A. 依頼を受ける時間を午前と午後の各一回に決めてください。それ以外は箱に入れておいてもらいます。中断が減るだけで時間は大きく変わります。

Q. どの仕事から外に出しますか

A. 手順が決まっていて判断の要らないものです。宛名の入力、資料の清書、名簿の整理などが向いています。個人の情報を含むものは扱いを先に決めてください。

Q. 外に頼むときの注意は何ですか

A. 判断が要らないところまで細かく分けて、手順書を一枚作ってください。最初は小さい仕事から出して、返ってきたものを見て判断します。

まとめ

口頭で受けるのをやめて、依頼票で受けてください。項目は何を・いつまでに・何部の三つで足ります。受付と完了の二つの箱を置けば進み具合が見えます。受ける時間を午前と午後の一回ずつに決めて、中断を減らす。溜まった票を種類ごとに集計して、どこが重いかを数字で見てください。印刷と封入が重いなら設定とまとめ方を先に直します。判断の要らない仕事は外に出し、頼む相手は二人以上持つ。手順を一枚書いて、自分から離してください。