展示会に出る準備。看板と印刷物と、説明する人の講習

はじめて展示会に出るとき、いちばん時間を食うのは当日ではありません。看板をどう作るか、資料を何枚刷るか、誰が説明に立つかを決める手前の部分です。

小さなブースでも、決めることの数は大きなブースと変わりません。日程から逆算して、順番に片づけていきます。

三か月前に決めるのは場所と目的

区画の大きさと位置は、申し込みの時点で決まります。後から変えられません。

その前に、何のために出るのかを一行で書きます。名刺を集めるのか、既存の取引先に会うのか、新しい製品を見せるのか。目的が違えば、ブースの作りも配る資料も変わります。

角の区画は人が入りやすい代わりに費用が上がります。目的が「既存の取引先に会う」なら、奥の静かな区画のほうが話ができます。

看板とパネルを自分で作るか頼むか

遠くから見えるのは看板の文字だけです。社名より、何をしている会社かが読めるほうが人は止まります。

外注すると数十万円かかることもあります。組み立て式の部材を買って自分で設営すれば、二回目以降は費用が下がります。

設営に何時間かかるかは、事前に一度組んでみないと分かりません。当日の朝に初めて開けると、部材が足りないことに気づいても間に合いません。

床と壁の扱いは会場ごとに決まりがあります。建物側の規定で釘が打てない、指定業者以外の工事ができないという条件が後から出ることがあります。申し込みの書類を先に読みます。

配る資料は増刷できる形にする

刷った枚数がちょうど足りることはまずありません。多すぎて持ち帰るか、二日目の午前に切らすかのどちらかです。

会場で刷り直せる会社は少ないので、事前に少し多めに用意します。ただし、余った資料は日付や価格が入っていると翌年使えません。

枚数が読めないなら、定額で刷り放題になる複合機を借りる定額制でプリントし放題の複合機レンタルサービス【プリント革命】 のような形もあります。月あたりの金額が決まっているので、直前の増刷でコピー代を気にせずに済み、用紙だけ足していけます。

印刷は二種類に分けます。全員に渡す一枚ものと、話が進んだ人にだけ渡す詳しいもの。全部を一冊にすると、重くて配れません。

説明に立つ人を先に決めて教える

当日いちばん差が出るのは、立っている人の説明です。パネルがきれいでも、聞かれたことに答えられなければ止まります。

説明する人は最低二人います。一人だと、休憩も食事も取れません。交代の時間割を先に組みます。

機械や電気の中身まで聞かれる展示なら、現場の技術を通信で学べる技術系の通信教育講座ならJTEX のような講座で担当を一人育てておくと、担当が代わっても説明の質が落ちません。

想定問答は十個で足ります。多く作っても覚えられません。答えられないものは「持ち帰って回答します」で構いません。

名刺の扱いを当日中に決めておく

集めた名刺をそのまま持ち帰ると、翌週には誰が誰だか分からなくなります。

その場で一言メモを書きます。何を聞かれたか、いつ連絡するか。この二つだけで、後の連絡の質が変わります。

温度の高い人と、資料だけ持って行った人を分けます。全員に同じ文面を送ると、両方に響きません。

撤収と翌年の判断

撤収は思ったより時間がかかります。搬出の待ち時間が二時間という会場もあります。

部材は次回も使うので、傷めないようにしまいます。ここで雑に扱うと、翌年また買うことになります。

終わってから一週間以内に、費用と結果を並べて書きます。記憶が新しいうちでないと、良かったところしか残りません。

翌年出るかどうかは、名刺の枚数ではなく、その後どうなったかで決めます。半年後に一度、見直す日を作っておきます。

会場での見え方を先に確かめる

図面の上ではよく見えても、実際に立つと印象が違います。ここで差が付きます。

パネルの文字は、床から百四十センチより下だと読まれません。人の背中で隠れるからです。伝えたいことは目線より上に置きます。

照明も見落とされがちです。会場の天井が高いと、手元が思ったより暗くなります。持ち込みの照明が使えるかは、規定を先に読みます。

机の位置で入りやすさが変わります。入口に机を置くと、そこで止まります。机を奥に寄せて通路側を空けると、人は中に入ります。

前年に出た会社の写真が公開されていることがあります。同じ会場なら、どんな見え方になるかの参考になります。自分たちの区画がどのあたりかも合わせて見ておくと、当日の想像が付きます。

よくある質問

Q. ブースの設営は自分たちでできますか

A. 組み立て式の部材なら二人で数時間です。ただし会場ごとに工事の決まりが違うので、申し込みの書類で釘や両面テープの可否を先に確認してください。

Q. 資料は何枚刷ればよいですか

A. 来場予定者数の一割を目安に、少し多めにします。増刷できる手段があるかどうかで、最初に刷る枚数を減らせます。

Q. 説明する人は何人必要ですか

A. 最低二人です。一人では休憩が取れず、二人目の来客も逃します。交代の時間割を事前に決めておいてください。

Q. 出展の費用はどこまで見ておきますか

A. 区画代のほかに、部材、印刷、輸送、人件費、宿泊が乗ります。区画代の二倍から三倍になることが多いので、最初からそのつもりで組んでください。二回目以降は部材を使い回せるぶん下がります。

Q. 出た成果はいつ判断しますか

A. 当日の名刺の枚数では判断できません。半年後に一度、その名刺がどうなったかを見てください。翌年出るかどうかは、そこで決めます。

まとめ

三か月前に、何のために出るのかを一行で決めます。目的が違えばブースの作りも変わります。

看板は遠くから読めることが第一です。社名より、何をしている会社かを大きく出します。

資料は増刷できる形を用意します。切らすか余らせるかのどちらかになります。

説明に立つ人を先に決め、想定問答を十個だけ作ります。答えられないものは持ち帰りで構いません。

パネルの文字は目線より上に置きます。床に近い位置は人の背中で隠れます。

集めた名刺には、その場で一言メモを書きます。何を聞かれたか、いつ連絡するか。

終わって一週間以内に費用と結果を書きます。翌年の判断は、半年後にもう一度見ます。

区画代のほかに、部材、印刷、輸送、人件費、宿泊が乗ります。区画代の二倍から三倍を見込んでおくと、後から慌てずに済みます。