FAX注文の受け方を変える。注文書の打ち直しをやめて請求までつなぐ

朝、機械から紙が吐き出されている。手書きの数量、かすれた品番、欄からはみ出した納期。それを見ながら、同じ内容を画面に打ち込み直す。毎日それを三十分やっている。

この三十分は、誰の役にも立っていない。打ち直しているあいだに間違いも生まれる。受け取り方から変えられないかを考えてみる。

紙で受けて、手で打ち直している

紙で届いた内容は、そのままでは次の工程へ渡せない。だから人が読んで、打ち込む。この一手間が、受注から出荷までのすべての遅れの起点になっている。

打ち間違いも、ここで生まれる。数量の桁、品番の一文字。後から見つかれば作り直しで、見つからなければ誤納になる。

急いでいる日ほど間違える。忙しさが原因ではなく、忙しいと露呈する種類の弱さだ。

どこで時間が消えているかを見る

受けてから請求までを、工程ごとに時間で書き出す。受け取る、読む、打ち込む、確認する、手配する、出す、請求する。それぞれに何分かかっているか。

書き出すと、たいてい真ん中の三つに時間が集まっている。人の目と手が入っている工程だ。ここを削らずに全体を速くすることはできない。

一日あたりの分数に、月の営業日を掛けてみる。年で見ると、それなりの金額になっているはずだ。

取引の形そのものを問われることもある

やりとりを整えていくと、相手から取引の条件を問われる場面が出てくる。法人としか契約しない、という条件を出す先は実際にある。

これから法人として受注する形に切り替えるなら、弥生が会社設立をサポート【弥生のかんたん会社設立】 のように設立の書類を画面上で作れる仕組みから始めると、屋号のままより取引の条件を整えやすくなる。

急いで決める話ではない。ただ、断られた案件がいくつあったかは数えておく。判断の材料になる。

FAX注文の様式をそろえてもらう

同じ内容でも、相手ごとに書式が違うと読む時間が増える。こちらの様式を渡して、それに書いてもらえないか頼んでみる。

断られることもあるが、頼まなければゼロだ。長い付き合いの相手ほど、言えば応じてくれることが多い。

様式を渡すときは、記入例も一緒に付ける。空欄の様式だけ渡しても、埋め方が分からず結局元の形で戻ってくる。

FAX注文を紙で受けるのをやめる

紙で受けるのをやめるだけで、打ち直し以外の作業がかなり消える。探す、保管する、なくす、再送を頼む。この四つが一度に無くなる。

紙のFAX機を置き続けたくないなら、パソコンでFAX送受信！秒速FAX のようにFAXの送受信を画面上でできる仕組みに替えて、届いた注文書をそのままファイルとして残す形にできる。

相手のやり方を変えなくていいのが利点だ。送る側はこれまでどおりでよく、受ける側だけが変わる。

受注から請求までを一本にする

受けた内容が、そのまま出荷の指示になり、そのまま請求の元になる。この形にできれば、転記が一度も要らなくなる。

一気に全部をつなげようとしなくていい。まず受注と請求だけをつなぐ。それだけで、月末の請求作業が別の仕事に変わる。

入金の確認と突き合わせ

請求したものが入ったかどうかを、誰がいつ確かめるか。ここが決まっていないと、未入金に気づくのが三か月後になる。

入金の一覧と請求の一覧を、同じ形で並べて突き合わせる。名義が違って照合できない入金は、そのつど相手に確かめてメモを残す。

売掛の残高が正しいかどうかは、この作業でしか分からない。帳簿の数字を信じる前に、通帳と並べる。

帳簿と経理の手間が減る

転記が消えると、帳簿の側でも直しが減る。数字の出どころが一つになるからだ。合わないときに、どこを見ればよいかも決まる。

月次の締めが早くなると、判断も早くなる。先月の数字が翌月の半ばに出るのと、三日で出るのとでは、打てる手がまるで違う。

経理を人に頼んでいる場合も、渡す形が整っているほど費用は下がる。整理してから渡すのは、相手のためだけではない。

相手が紙をやめられない場合

どうしても紙でしか送れない相手は残る。その場合も、こちら側で画像として受けて、そのままファイルで残す形にはできる。

全部をそろえようとして止まるより、変えられる相手から順に変える。半分が画面で受けられるようになれば、作業は半分になる。

紙で受け続ける相手には、その理由を一度聞いてみる。決まりだからと答えが返ってくることが多いが、担当が替わった拍子に変えられることもある。

記録として残す期間を決める

受けた注文の控えを、どれだけの期間残すか。ここを決めていないと、消していいのか分からず全部が残り続ける。

保存の必要な期間は書類の種類で決まっている。決まりに従う分と、自分たちの都合で持っている分を分けておくと、片づけの判断が早い。

置き場所も一か所にする。担当ごとの手元に散っていると、辞めた人の分だけ誰も触れなくなる。

変えた後の効果を測る

やってみたら速くなった、という感覚だけで終わらせない。始める前に測った工程ごとの時間を、三か月後にもう一度測る。

数字が出れば、次に手を付ける工程も決めやすい。出ていなければ、変え方がずれていたということだ。どちらにしても、測らないと分からない。

よくある質問

Q. 何から手を付けますか。

A. 受け取り方からです。紙で受けるのをやめると、打ち直し以外の作業もまとめて消えます。

Q. 相手にも変えてもらう必要がありますか。

A. 受ける側だけ変える方法があります。送る側はこれまでどおりで構いません。

Q. 様式をそろえてもらえますか。

A. 記入例を添えて頼むと、応じてもらえることが多いです。空の様式だけ渡すと元の形で返ってきます。

Q. 入金の確認はいつしますか。

A. 締めの翌日に、請求の一覧と入金の一覧を並べて突き合わせてください。放っておくと三か月後に気づくことになります。

Q. 効果はどう確かめますか。

A. 始める前に工程ごとの時間を測っておき、三か月後にもう一度測ってください。感覚だけで判断すると、次にどこへ手を付けるかが決められません。

まとめ

打ち直している三十分は、受け取り方を変えれば消える。FAXを画面で受け、様式をそろえてもらい、受注から請求までを一本につなぐ。転記が無くなれば、間違いも遅れも一緒に減る。