外回りの一日を組み直す。高速代と道具と、戻ってからの机

得意先を順に回る日がある。朝に出て、四件か五件を訪ねて、夕方に戻る。予定表の上ではきれいに並んでいるのに、実際には最後の一件に間に合わないことがある。

原因はたいてい移動にある。走る時間そのものより、停める場所を探す時間と、次の一件までの読み違いだ。ここを組み直すと、同じ件数を回っても帰りの時刻が一時間変わる。

一日のどこに時間が消えているか

一週間だけ、移動の実績を書き留めてみる。出発と到着、停めるまでにかかった時間、給油や休憩に使った時間。それだけで、思い込みと実際の差が見える。

多くの場合、訪問そのものより移動の前後が長い。駐車場を探して周辺を二周する、路上で待てずに離れた場所に停めて歩く。そういう時間が一件あたり十分ずつ積み重なる。

書き出すと、順路の組み方が悪い日も見つかる。同じ方角を二度行き来していたり、混む時間帯に幹線を使っていたり。ここは並べ替えるだけで直る。

訪問の目的も一緒に書いておく。何のために行ったのかが空欄になる訪問は、そもそも要らなかった訪問かもしれない。一週間ぶんを並べると、目的の書けない訪問がいくつあるかが分かる。

移動の費用は細切れに出ていく

高速代、給油、駐車場代。一件あたりは小さいので、その場では気にならない。月末に足すと、思っていたより大きい額になっている。

細切れの支出は、記録が残りにくいのも問題だ。領収書が出ないこともあり、出ても車の中で行方不明になる。結局は本人の記憶で処理することになる。

金額を把握したいなら、払い方を先にそろえる。記録の仕方を工夫するより、記録が自動で残る形にするほうが確実だ。人に気をつけてもらう前提の運用は、忙しい日から先に崩れる。

一件あたりの移動費が出せるようになると、訪問の判断も変わる。片道二時間の先へ何のために行くのか、その往復にいくらかかっているのかが具体になるからだ。感覚で「遠いから大変」と言っているうちは、行くか行かないかの議論が進まない。

高速と下道の使い分けを決める

下道を選んだつもりが、渋滞で三十分余計にかかる。その三十分は人の時間なので、高速代より高くつくことがある。

法人向けのETC専用カード は法人向けのETC専用のカードで、走った分が車両ごとの明細としてまとまって届く。どの日にどの区間を使ったかが残るので、使ってよい区間を後から数字で決められる。

決め方は単純でいい。この区間は使う、この区間は使わない。運転する人が毎回迷わないように、線を引いてしまう。

上限だけ決めて判断を任せる形もある。任せるなら、超えた日の理由を一行書いてもらう。責めるためではなく、線を引き直すための材料にする。

給油も同じ考え方で扱える。どこで入れるかを決めておけば、経路の途中で店を探す時間がなくなる。細かいことに見えるが、探している数分は毎回発生するので、年単位では無視できない量になる。

現場で使う道具をどう調達するか

訪問先が工事の現場や建物の設備まわりだと、簡単な工具を持ち歩くことになる。無いと分かった時点で、その日はもう手が出せない。

人気のガジェット製品取り扱い【BRIGHT DIY】 は工具やガジェット、電子まわりの小物を扱う通販で、国内の店頭では見かけにくいものも並んでいる。現場で足りないと分かったものを、その日のうちに注文しておく使い方ができる。

持ち歩く道具は、車に積みっぱなしにする分と、必要な日だけ積む分に分ける。全部を積むと、駐車場から現場まで運ぶのが重くなる。

一覧を作って車に貼っておくと、戻ったときの補充が漏れない。次に使うのは自分とは限らないので、どこに何があるかは書いておいたほうがいい。

高いものを最初にそろえる必要はない。使う頻度が高いものから順に、良いものへ入れ替えていく。年に一度しか使わない道具は、借りるか、その日だけ持っている人に頼むという手もある。

戻ってからの机を整える

外を回る仕事でも、報告と見積もりは机で作る。ここが遅いと、その日の残業時間が伸びる。

画面が小さいまま二つの資料を見比べていると、切り替えのたびに集中が切れる。値段の幅は広いので、まずは通販で相場を見てから決めるといい。買い替えは、届くまでの日数も含めて予定に入れておく。

椅子と照明も同じ話だ。一日の最後の一時間をどこで過ごすかを考えると、机まわりに使う金額の意味が変わってくる。

家で作業する日があるなら、そちらの机も同時に考える。二か所とも中途半端だと、どこにいても捗らない。片方に寄せて、もう片方は割り切るという決め方でもいい。

買うと決めたら、届いてから使い始めるまでの段取りも考えておく。設置と設定に半日かかるものを繁忙期に届けてもらうと、箱のまま何週間も置くことになる。

訪問の回数そのものを見直す

すべての得意先を同じ頻度で回る必要はない。金額でも関係の深さでもいいので、頻度に差をつける。

減らす先には、代わりの連絡手段を用意する。何もせずに回数だけ減らすと、単に疎遠になる。

増やす先は、行く理由を先に決めてから行く。用件のない訪問は相手の時間も使うので、回数が多ければよいというものでもない。

見直したら、三か月は同じ頻度で回してみる。すぐ戻すと、何が効いたのか分からなくなる。

判断の材料は、売上だけにしないほうがいい。金額は小さくても紹介をくれる先や、現場の情報が集まる先がある。数字に出ないものを一度言葉にしておくと、頻度を決める話がしやすくなる。

よくある質問

Q. 移動の記録はどこまで細かく取りますか。

A. 出発と到着の時刻、走った距離、使った費用。この三つで足ります。細かくしすぎると、書くこと自体が続かなくなります。

Q. 駐車場代の精算が面倒です。

A. 金額の小さい支出ほど手間の比率が高くなります。払い方を一つに寄せて、明細がそのまま記録になる形にするのが早いです。

Q. 道具を個人で買ってもらうのは問題ありませんか。

A. 立て替えが常態化すると不満の元になります。会社が用意する分と個人の裁量に任せる分を、金額で線引きしてください。

Q. 机まわりの買い替えはどう判断しますか。

A. 一日にその机で過ごす時間で考えます。時間が長いのに何年も同じままなら、値段のわりに効く投資になります。

まとめ

外回りの一日は、訪問そのものより前後の移動で決まる。実績を一週間書き出すと、順路と時間帯の直しどころが見える。

高速と下道の使い分けは線を引いて任せる。細切れに出ていく費用は、払い方をそろえて明細が残る形にする。道具と机は、その日の手が止まらないかどうかで判断すればいい。経費として扱う範囲は事情で変わるので、税理士に確認してほしい。