特定技能で受け入れる。制度の枠と支援の義務

人手が足りず、外国人材の紹介を受ける会社から声がかかりました。「特定技能で受け入れられます」と説明されました。

採用できるならありがたい話です。ただ、聞いていると会社側にも義務があるようで、内容がつかめません。何を引き受けることになるのかが分かりません。

採用して終わりではないと知る

在留の資格が特殊で、受け入れる側にも役割があります。

押さえるのは、対象となる分野が決まっていること、受け入れる側にも基準があること、支援を行う義務があること、定期的な届出があること、そして確認先です。

受け入れる側にも基準があります。会社の状況が問われます。

定期的な届出もあります。年に複数回です。

要件と手続きは、出入国在留管理庁や行政書士に確認します。

支援の義務があることを先に理解してください。人が来れば終わり、という話ではありません。 通常の採用であれば、入社の手続きが済めば日常の業務に戻ります。

しかし、この制度では、住まいの確保、生活の手続きの同行、相談への対応、定期的な面談が、会社の義務として続きます。人が在籍している間、ずっとです。

紹介の会社は、採用までの説明に力を入れます。その先の義務は、聞かなければ詳しく出てきません。受ける前に、義務の全体を確かめます。

自社が対象になるかを確かめる

どの会社でも受け入れられるわけではありません。

確かめるのは、自社の業務が対象の分野に入るか、任せる予定の作業が範囲に入るか、過去に労働に関する問題を起こしていないか、社会保険や税の納付が適切か、受け入れの体制を作れるかです。

過去に労働に関する問題を起こしていないかも見られます。

社会保険や税の納付が適切かも確かめられます。

受け入れの体制を作れるかも、自社で判断します。

任せる予定の作業が範囲に入るかを確かめてください。分野が合っていても、作業の内容で外れることがあります。 業種として対象の分野に入っていても、その人に任せる作業が範囲外ということがあります。

たとえば、製造の分野で受け入れながら、実際には事務や配送を任せる。この形は、認められている業務の範囲から外れる可能性があります。

任せる予定の作業を、動詞で書き出します。「切る」「組み立てる」「検査する」「梱包する」。その一覧を示して、範囲に入るかを行政書士に確かめます。

求められる支援の中身を知る

「支援」の範囲が広いことに驚く会社が多くあります。

含まれるのは、入国の前後の案内、住まいの確保の手伝い、生活に必要な手続きの同行、日本語を学ぶ機会の案内、相談や苦情への対応、定期的な面談です。

住まいの確保の手伝いも含まれます。保証人の問題が出ます。

生活に必要な手続きの同行もあります。役所や銀行です。

日本語を学ぶ機会の案内も含まれます。

定期的な面談も義務です。記録も残します。

相談や苦情への対応が含まれます。誰が受けるかを先に決めておいてください。 業務のことだけでなく、生活のこと、職場の人間関係のことも相談の対象になります。

しかも、日本語での相談が難しい場合、通訳の手配が必要になることもあります。決めていなければ、その都度、誰かが対応することになります。

受ける担当を一人決めます。上司とは別の人が望ましい形です。連絡の手段と、対応できる時間も決めます。この体制がないまま受け入れると、義務を果たせません。

支援の中身を、すべて自社で用意する必要はありません。学習の機会は外の講座に任せてよい部分で、【ウズウズカレッジIT就職コース】1ヶ月のオンライン研修でITエンジニア就職へ！ のように一か月ほどのオンライン研修で仕事に就く形も世の中にはあります。自社で持つのは相談を受ける体制だけ、と割り切ったほうが続きます。

自社で行うか外に頼むかを決める

支援を専門に行う先に委託する道もあります。

比べるのは、自社で行う場合の体制と負担、委託する場合の費用、委託しても残る自社の役割、相談を受ける言語、担当者が辞めた場合の続き方です。

委託する場合の費用も確かめます。月額の形が一般的です。

相談を受ける言語も確かめます。母語で受けられるかです。

担当者が辞めた場合の続き方も確かめます。

委託しても自社の役割は残ります。丸ごと任せられると考えないでください。 委託先が行うのは、制度上の支援の部分です。

職場での指示の出し方、現場での相談、日々の様子を見ること。これらは委託できません。しかも、本人が最も困るのは、この日常の部分です。

「委託したから安心」という理解で受け入れると、現場で問題が起きます。委託する範囲と、自社に残る範囲を、契約の前に書き出して確かめます。

待遇を日本人と同じにする

ここは特に見られるところです。

確かめるのは、同じ仕事なら同じ賃金にすること、手当の扱いをそろえること、労働時間と休日をそろえること、社会保険に加入させること、説明できる根拠を残すこと、そして確認先です。

手当の扱いもそろえます。通勤手当や資格の手当です。

労働時間と休日もそろえます。

社会保険にも加入させます。

確認先は、社会保険労務士です。

同じ仕事なら同じ賃金にしてください。差を付ける合理的な理由がなければ、問題になります。 制度上も、実務上も、ここが最も見られます。

「日本語ができないから」という理由は、業務に日本語能力が必要でない限り、合理的な理由になりません。経験や資格の差であれば、説明が付きます。

同じ作業をしている日本人社員の賃金と並べます。差があるなら、その理由を文書で書けるかを確かめます。書けなければ、そろえます。この確認を、採用の前に行います。

賃金をそろえたら、上がっていく道筋も同じにしてください。技能を伸ばせば処遇が変わると示せるかどうかが、定着の分かれ目になります。ITスキルゼロから、市場価値の高いAWSエンジニアへ【ウズウズカレッジAWSコース 】 のように未経験から特定の技術を身につける講座を、国籍を問わず受けられる形にしておくのが、説明のしやすい支え方です。

届出と記録を整える

受け入れた後も、手続きが続きます。

やることは、定期的な届出の内容と時期を確かめること、支援を行った記録を残すこと、面談の記録を残すこと、担当を決めること、期限を台帳に入れること、そして確認先への相談です。

定期的な届出の内容と時期を確かめます。

面談の記録も残します。日付と内容です。

担当を決めます。届出をする人です。

届出は、出入国在留管理庁や行政書士に確認します。

支援を行った記録を残してください。実施したことを示せる形が求められます。 実際に支援していても、記録がなければ実施していないことになります。

住まいを探す手伝いをした、役所に同行した、面談をした。これらを日付と内容で残します。口頭でのやり取りも記録します。

一人につき一枚の台帳を作ります。日付、内容、担当者の三列です。何かをするたびに一行足します。届出のときには、この台帳から書き写すだけになります。

受け入れる前に現場を整える

制度の話だけでは、うまくいきません。

整えるのは、指示の出し方、手順書の見直し、安全に関する説明、相談できる相手を決めること、受け入れる側への説明です。

指示の出し方を整えます。やさしい日本語です。

手順書も見直します。写真や図を足します。

安全に関する説明も用意します。最も重要な部分です。

相談できる相手も決めます。

受け入れる側への説明を先にしてください。現場が構えたままだと、本人が孤立します。 現場の社員にも、不安があります。言葉が通じるのか、教えられるのか、自分の仕事が増えるのか。

その不安が解消されないまま当日を迎えれば、距離を置いた対応になります。本人からは、歓迎されていないように見えます。

受け入れの一か月前に、現場に説明します。どんな人が来るか、何を任せるか、指示はどう出せばよいか。戸惑いを口に出せる場も作ります。ここが、定着を左右します。

よくある質問

Q. 採用すれば終わりですか。

A. 終わりません。住まい、生活の手続き、相談対応、定期面談が、在籍している間ずっと続きます。

Q. どの会社でも受け入れられますか。

A. 任せる作業を動詞で書き出し、その一覧が範囲に入るかを行政書士に確かめてください。

Q. 支援は外に頼めますか。

A. 頼めますが、日常の指示や現場での相談は残ります。委託の範囲と残る範囲を契約前に書き出してください。

Q. 賃金はどうしますか。

A. 同じ作業の日本人社員と並べ、差があるなら理由を文書で書けるかを確かめてください。

まとめ

採用して終わりではなく、在籍している間ずっと支援の義務が続くこと。

任せる作業を動詞で書き出し、範囲に入るかを確かめること。

相談や苦情を受ける担当を、上司とは別に決めること。

同じ作業の日本人社員と賃金を並べ、差の理由を書けるか確かめること。

そして、要件と届出は出入国在留管理庁・行政書士に確認してください。