パソコンと事務機器

電話・クラウドPBX・法人携帯

パソコンと事務機器のうち「電話・クラウドPBX・法人携帯」に関わる記事 58 本の一覧です。何から決めるか・どこで比べるかを、場面ごとにまとめています。

全 58 記事

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体調不良の日に出社するか。午後からの扱いと電話・社内システムの手当て
「午後から出社します」と本人に言わせないために、基準を先に書いておきます。体温と症状での線引き、休む連絡の入れ先、換気と除菌、電話の取次と業務システムを外から使える形にする手当てを並べます。
運転中の連絡をどうするか。かけない、取らない線を決める
運転中の通話は法令上の問題だけでなく事故の原因になる。かけない時間帯の決め方、取れなかった電話を落とさない転送と留守番の設計、社内への周知の仕方を具体的にまとめた。
電話にAIが出る仕組みを試すか。任せる範囲の決め方
自動応答に任せられるのは、営業電話の切り分け・用件の聞き取り・営業時間外の受けまで。人に回す条件、聞き取った内容の受け取り方、相手に不親切にならない案内の作り方を整理した。
電話にいくらかかっているか答えられない。回線と端末を分けて見る
電話の費用は基本料・通話料・端末代・保守が混ざって請求される。明細を回線と端末に分けて数える手順、社員数と着信数から適正を見る目安、見直しの順番を具体的に書いた。
事務所を移しても番号を残したい。方式ごとの可否と費用
移転で電話番号を残せるかは、番号の種類と回線の方式で決まる。同一区域かどうかの条件、ひかり電話やクラウドの電話に移すときの可否、費用と工期、名刺や印刷物の直し方までをまとめた。
電話番のために出社している。受け方を変える選択肢
代表番号を守るためだけの出社は減らせます。番号を持ち歩く方法、取り次ぎの決め方、切り替えのときに止まりやすい工事の段取りをまとめました。
私物の携帯で仕事をしている。会社の番号を持たせる
退職した人の番号に取引先がかけ続ける事故が起きます。会社として番号を持つ形、台数の決め方、固定の番号との組み合わせをまとめました。
電話が鳴るたびに手が止まる。一次受けを切り分ける形へ
取次だけの電話でも、作業は中断します。最初の受けを人以外に任せる形、取りこぼしを防ぐ折り返しの決め方、社外の番号の持ち方をまとめました。
住所や電話が変わった。印刷物の直し方
抜けが必ず出る。洗い出しの順番を順に見ていきます。
昼の時間をずらす。電話番と休憩を両立させる
誰かが必ず残って休めていない。ずらし方の作り方と、休憩を確保する運用を判断の順に追います。
打ち合わせを録って残す。電話での確認も同じ扱いにする
決めごとをする回だけ残せば十分です。電話での確認も読み上げて残し、カメラやマイクは一時的なレンタルで足りる。保管の期間まで先に決めます。
直行直帰の日に連絡が取れない。携帯と電話の決め方
事務所を通らない日は、代表番号にかかってきた電話が宙に浮きます。会社の携帯をどう持たせるか、内線と取次をどうつなぐかを決めて、外でも受けられる形にします。
連絡が全員に届かない。電話と回線をそろえて確かめる
一斉に流したつもりの連絡が、外にいる人や現場に届いていない。着信の取り方、代表番号の取次、ネット環境の弱いところを順に見て、届いたかを確かめる形にします。
伝言が本人に届かない。電話の受け方と伝え方を学ぶ
留守番の伝言も折り返しも、書き方が人によって違うと届きません。取次で残す項目をそろえ、伝え方を学ぶ機会と、外からもつながる回線の用意まで決めます。
現場からの連絡が電話だけ。伝わる形に切り替える
口頭では記録が残らず、聞いた人しか知りません。報告の手段、書く項目、緊急時との使い分け、受ける側の体制を順に整理します。
苦情の電話をこじらせない初動。録音と記録の残し方
最初の十分で結果が変わります。受電のときに何を確かめるか、折り返しをいつにするか、録音と文字起こしで言った言わないを避けるところまで決めておきます。
台風や大雪の日に出社させるか。連絡と備えを先に決める
前の晩に判断できれば、誰も無理をしません。電話での安否の確かめ方、停電に備える備蓄まで含めて、荒天の日の段取りを一枚にしておきます。
苦情を受ける窓口を一本にする。番号と電話回線の用意
受ける人がその都度違うと、同じ説明を何度もさせることになります。苦情を受ける代表番号を決め、電話回線をどう用意して誰が取るかまでを先に組み立てます。
会社の代表電話番号をどう用意するか。番号の種類と初期費用の抑え方
名刺やサイトに載せる代表番号をどう用意するか。市外局番付きの番号、携帯番号、IP電話それぞれの見え方と制約を比べ、初期費用を抑えて番号を確保する方法をまとめます。
会社の代表電話を「誰がどう受けるか」から設計する。転送ルールと不在時の運用
代表番号にかかってきた電話を誰がどう受け、どこへ回すか。出社が前提でなくなった働き方に合わせて、転送ルール・不在時の受け皿・記録の残し方を設計する手順をまとめます。
社用の携帯をどこまで持たせるか。台数と電話の決め方
私物で仕事の電話を受けている状態がいちばん危ない。会社として携帯を持たせる範囲、番号の扱い、着信と発信の記録の残し方を決めてから台数を数えます。
問い合わせを増やしたいのに電話に出られない。受け方を変える
紹介の文章を直して数は増えたのに、半分を取りこぼしていました。折り返せていない着信の数え方と、用件を文字で残す形、フォームの受け皿の作り方を書いています。
展示会で見せた後に、電話で次へつなげる段取りを作る
名刺を集めても、追う段取りがなければ何も起きません。その場で取る三つ、当日中の電話、戻ったあとに受ける側の回線と体制までを決めておきます。
断られた理由を一行で残す。電話の記録と回線の見直し
かけた相手の反応を残していないと、同じ話を繰り返します。発信の記録を一行で残す形にして、通話が多い月は電話と回線の契約もあわせて見直します。
自宅で仕事を始める。住所と電話番号をどこまで出すか
全部出すか出さないかではありません。書面が届く住所と通じる番号があれば足ります。事務所を借りずに住所を用意する形と、番号を私物と分ける手順です。
事務所の電話機もパソコンも古い。入れ替える順番を決める
壊れてから替えるのが最も高くつきます。困っている順に並べ、電話は受け方の設計を先に、パソコンは使う仕事からスペックと台数を決める手順です。
同じ人からしか意見が来ない。電話で拾う窓口を作る
書く以外の経路がないと、書ける人の声しか集まりません。受ける電話番号を代表と分ける形、匿名で言える手段、こちらから聞きに行く方法を並べます。
苦情の電話を、受けた人の力量に頼らない手順でさばく
上手な人が受ければ収まる、という運用はその人が不在の日に崩れます。最初の三分の使い方、折り返しの時刻、受電の窓口と記録の残し方を型にします。
在宅の日だけ連絡がつかない。電話と回線を先に整える
在宅でつまずくのは集中力ではなく設備です。会社の番号を家でも受ける形と、ネット環境の切り分け方、工事を待たずに回線を足す手を並べます。
電話とFAXで同じ質問が来る。答えを一つにそろえる
受け口が二つあると、答える人によって内容がぶれます。上位十個の質問に答えを用意し、電話では読み上げ、紙で来る問い合わせは画面で受ける形にします。
海外からの電話に答える。英文のメールで返すまでの手順
英語が話せなくても取りこぼしは減らせます。電話で名前とアドレスだけ聞き出し、英文の雛形で返す形にする。回線が海外の着信を受けられるかも確かめます。
代表番号から担当まで遠い。取次の段数と保留を減らす
三人を経由してようやくつながる会社は、それだけで印象を落とします。番号の分け方、一次受けの権限、外にいる担当への渡し方で保留を短くします。
電話に出たときの名乗り方を、社内で一つの型にそろえる
名乗りは丁寧さではなく、相手の手間を減らすためのものです。社名と名前だけにする理由、取次と折り返しの言い方、携帯から名乗るときの注意をまとめます。
時間外の電話にどこまで出るか。会社の携帯と回線の線引き
夜や休日の着信に全部出ていると切りがありません。会社の携帯をどう持たせるか、外での通信をどうするか、Wi-Fiと回線の用意まで含めて時間外の線を決めます。
電話の受付時間を短くする。決め方と周知の順番を組む
決めることより行き渡らせることのほうが手間です。着信の時刻を数えてから決め、社内と取引先と一般の順で伝え、時間外の受け皿を先に作ります。
繁忙期の臨時の増員に、電話とパソコンをどう用意するか
短期の増員で足りなくなるのは席ではなく道具です。臨時の人に電話をどう持たせるか、パソコンは買うか一時的に借りるか、期間が終わったあとの回収までを順番にします。
交代のときの申し送りが抜ける。項目と手段を先に決める
シフトの交代で伝わらないことを減らします。申し送りの五項目と、電話で受けた用件の書き写し方、ネット環境の無い現場での残し方、伝え方を学ぶ手立てまで。
電話で決まったことが残らない。切る前の一分で残す
電話やオンライン会議で決まったことを、その場で残す型を作ります。聞き返しの言い方と書く五項目を決め、回線が不安定な日の備えと、伝え方を学ぶ手立てまで。
電話の受け方を新人に教える。取次と折り返しを型にする
会社にかかってくる電話を、入ったばかりの人がどう受けるか。名乗り、取次の前に聞く三つ、折り返しの約束の仕方までを型にして、教える側の手間も一緒に減らします。
約束のない来訪と飛び込みの電話に、応じる線を引いておく
その場の判断に任せると、優しい人が全部背負います。応じる三つの条件と当番の置き方、断る言葉、外にいる担当へその場で確認する形を決めます。
最初の一言をそろえる。来客と電話の受け方を決める
受付の応対が人によって違うと、それだけで印象が決まります。名乗りと取次の型をそろえ、代表番号の電話回線をどう用意するかまで含めて受け方を決めます。
受注の直後に段取りが止まる。最初の二週間を決めておく
契約は取れたのに動かないのは、連絡先と資料の置き場所が決まっていないからです。電話の窓口を会社に移し、案件ごとの置き場をサーバに用意するまでを順番にします。
初回で聞き漏らす。八項目を決めて毎回同じ順で聞く
その場で質問を考えているから落ちます。聞く八項目と読み上げの仕方、電話だけで始まる初回の受け方、FAXで届く書類の受け口までをまとめます。
独立して最初に用意する、屋号と住所と電話番号の三つ
道具より先に要るのはこの三つです。自宅を出さずに登記や郵便に使える住所を借りる形と、私物と分けた番号の持ち方、名刺に書く項目を並べます。
取引が終わったあとの、連絡先とデータの片付け方を決める
終わり方を決めていないと、静かに手間が続きます。電話の窓口を個人から会社へ戻し、資料と共有の権限とサーバ上の領域をどう扱うかを一枚にします。
同じ質問の電話が多い。かけずに調べられる場所を作る
電話の受け方を工夫する前に、調べれば分かる場所を用意するほうが早い。用件を一週間数えて、上位の質問を自社サイトへ置くまでの手順をまとめます。
事務所を移すとき、電話番号と連絡先を直す場所の順番
移転で手間なのは荷物より、番号と住所が載っている場所を全部直すことです。新旧を重ねる期間、サイトと地図の直し方、通知の出し方をまとめます。
予約の無断キャンセルを減らす。電話と備えを分ける
来ない人の多くは忘れているだけです。前日の確認を電話で入れる形と、受電が止まらない工夫、回線が切れても受け付けが続く備えをまとめます。
注文が電話とFAXで来る。遅れの連絡が抜けない形にする
受け口が二つあること自体は悪くありません。抜けるのは受けたあとの置き場所が分かれているからです。電話の復唱、FAXの受け方、遅れを伝える順番をそろえます。
配送日時が電話とFAXで食い違う。書いたものを正にする
耳で受けた日時を正にすると、必ず行き違います。復唱する三点、注文書の欄の作り方、変更を元の経路に戻す決め方で、出荷前に一つへ収める手順です。
折り返しが漏れる。電話の伝言と機械が壊れたときの備え
受けた電話の伝言が本人に渡らないまま一日が終わります。取次で残す項目を決め、記録を置いた機械が故障したときに誰へ修理を頼むかまで先に決めておきます。
営業の電話とFAXを止める。断り方と受け方を決める
日中の着信の半分が営業だと、手が止まります。電話の断り方をそろえ、送受信のたびに紙で受けるFAXの扱いも見直して、応対にかかる時間を減らします。
通知が多すぎて埋もれる。鳴らしてよい条件を三つに絞る
全部鳴らすのは何も鳴らさないのと同じです。鳴らすものを三つに絞り、急ぎは電話に寄せる。社内システムの通知は送る側で減らす形にします。
電話とチャットに連絡が散らばる。役割と置き場所を決める
手段を減らすより役割を決めるほうが現実的です。電話は即断、チャットは経過と割り振り、決まったことは社内システムなど一か所に書き戻す形を作ります。
パソコンが動かない。修理の窓口と電話の受け方を決める
社内のパソコンが起動しない、故障したという連絡は、たいてい電話で入ってきます。取次と折り返しで止まらないよう、サポート窓口と受電の流れを先に決めておきます。
割り込みの電話で一日が終わる。受け方と外注の線引き
着信と相談が入るたびに手が止まります。電話を受ける時間帯を決め、人手が足りない作業は外注へ回す。自分でやることと委託することの境目を先に引いておきます。
災害時の安否確認は、電話がつながらない前提で組み立てる
直後は誰もが一斉にかけるので通話は規制されます。一報は文字で二行、送り先は一か所。連絡網を私物の携帯だけで作らない理由まで書きます。
会議中の電話をどう受けるか。当番と折り返しを決める
会議に入っている一時間、事務所の電話が鳴りっぱなしになる。着信を三つに仕分け、受電の当番と留守番の案内、外でも受けられる形までを決めます。

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