ネットまわりを見られる人がいない。採用と育成のどちらか

取引先から届いた点検シートに、答えられない項目が並んでいました。テレワークの端末をどう管理しているか、社外からの接続をどう制限しているか、記録は何か月残しているか。どれも「決めていません」としか書けません。社内に、この分野を分かる人が一人もいませんでした。

小さな会社では、こうした役目が誰にも割り当てられていないのがふつうです。ここでは、詳しい人をどう確保するかと、それを待たずに今日できることを並べます。

誰も分からない状態は珍しくない

まず、これは珍しいことではありません。

十人前後の会社で、この分野を専任で見ている人がいるほうが稀です。たいていは、比較的詳しい誰かが本業の片手間でやっています。その人が辞めた瞬間に、何も分からなくなる。この構図が問題であって、いま分からないこと自体を責めても始まりません。

やることは二つです。今日できる手当てを先に済ませることと、中期的に人をどうするかを決めることです。

今日できるのは三つだけ

詳しい人がいなくても、効果の大きいものは決まっています。

一つ目は、更新を当てること。二つ目は、同じパスワードを使い回さないこと。三つ目が、社外からつなぐ経路を一つに絞ることです。この三つで、点検シートの半分は埋まります。

三つ目は、テレワークをしている人がいるなら特に効きます。端末に入れて常時通すNordVPNを見てみる のような仕組みを入れておけば、家からでも出先からでも同じ経路になり、「社外からの接続をどう制限しているか」に一行で答えられるようになります。

点検シートは、答えられない欄を残してよい

見栄を張って埋めないでください。

できていないことを「できている」と書くと、後で事故が起きたときに立場が悪くなります。いまの状態を正直に書き、いつまでに何をするかを添える。この形で受け付けてもらえることは多くあります。逆に、全部に丸が付いたシートのほうが疑われます。

答えられない欄が集まったら、それがそのまま自社の課題の一覧になります。優先順位を付ける材料として使ってください。

人をどうするか、三つの道がある

中期的には、人の問題として解く必要があります。

道は三つ。いる人を育てる、外に頼む、新しく採る。いる人を育てるのがいちばん早く、費用も低く済みます。ただし本業との掛け持ちになるので、時間を実際に空ける必要があります。空けずに「勉強しておいて」と言うと、何も進みません。

外に頼む形は、判断まで任せられるのが利点です。ただし、社内に誰も分かる人がいないと、頼んだ相手の言うことが妥当かどうかを判断できません。最低一人は、話が通じる人を社内に置いてください。

採るなら、どんな人を採るか

採用に踏み切る場合、経験者だけを探すと見つかりません。

小さな会社が出せる条件で、この分野の経験者を採るのは難しい。現実的なのは、他の仕事から移ってきた人を受け入れる形です。未経験からこの分野へ移る人向けに、学び直しから転職までを支える未経験からITエンジニアに！IT専門転職エージェント＠PRO人【アットプロジン】 のような道筋があります。社内の誰かが移りたいと言い出したときに、こうした選択肢を知っていると勧められます。

採る前に、その人に何をしてもらうかを書き出してください。書けないなら、採っても定着しません。

育てるなら、範囲を絞る

いる人を育てる場合、全部を求めないでください。

まずは、決まった手順を回せるところまで。接続の追加と停止、端末の初期設定、記録を見る作業。この三つができれば、日々の運用は回ります。判断が要る場面は、外の専門家に相談する形で構いません。

学ぶ時間は、業務の時間として確保してください。休日に自分でやってもらう形にすると、その人が辞める理由になります。

外に頼むときの範囲の決め方

外注する場合、頼む範囲を先に決めます。

日々の運用まで任せるのか、困ったときだけ相談するのか。前者は費用が高く、後者は安いが対応が遅い。人手が足りない状況なら、まずは相談できる先を一つ持つところから始めるのが現実的です。契約の前に、連絡してから返事が来るまでの目安を確かめてください。

一年後に同じシートを見る

進んだかどうかは、同じシートで測るのがいちばん分かりやすい。

一年後にもう一度、答えられない欄を数えてください。減っていれば進んでいます。減っていないなら、時間を確保できていないか、担当が決まっていないかのどちらかです。人材の話に戻して考え直してください。

全員に配る決めごとは三行で足りる

規程を作ろうとすると、いつまでも完成しません。

まずは三行で構いません。会社の端末に勝手に道具を入れない。社外からつなぐときは決められた経路を使う。おかしいと思ったら、責められないので必ず知らせる。この三行を紙に印刷して配るところから始めてください。

長い規程は読まれません。読まれない規程は、事故が起きたときに「書いてあったのに」と言うための道具にしかなりません。三行を守ってもらうほうが、実際の被害はずっと減ります。増やすのは、守られていることを確かめてからで構いません。

よくある質問

Q. 答えられない項目はどう扱いますか。

A. 正直に書いて、いつまでに何をするかを添えてください。全部に丸が付いたシートのほうが疑われます。

Q. 今日からできることはありますか。

A. 更新を当てる、パスワードを使い回さない、社外からの経路を一つに絞る。この三つで半分は埋まります。

Q. 経験者を採るのは難しいです。

A. 他の仕事から移ってきた人を受け入れる形が現実的です。何をしてもらうかを書き出してから採ってください。

Q. 外に頼むだけでは駄目ですか。

A. 頼んだ相手の言うことが妥当か判断できません。話が通じる人を最低一人、社内に置いてください。

まとめ

誰も分からない状態は珍しくありません。責めても進みません。

更新、パスワード、社外からの経路。この三つは詳しい人がいなくても今日から手を付けられます。

答えられない欄は残してよい。それがそのまま課題の一覧になります。

人の道は三つ。育てるのが早く、外に頼むと判断が任せられ、採るなら未経験から受け入れる形が現実的です。

一年後に同じシートで数える。減っていなければ、時間か担当のどちらかが足りていません。