通帳と帳簿の残高が合わない。合わせる手順を決める

月末に帳簿の残高と通帳の残高を突き合わせたら、七千円ちょうど合いません。原因を探して午後がまるまる潰れ、結局は振込手数料の処理が一件抜けていただけでした。翌月も同じことが起き、今度は入金の消込漏れでした。毎月、誰かが半日を使っています。

残高が合わないこと自体は珍しくありません。問題は、原因を探す手順が決まっていないことです。手当たり次第に見比べるから半日かかります。ここでは、ずれが出やすい場所を先に押さえ、毎月同じ順番で確かめる形を作ります。

合わない原因は、いくつかの型に収まる

経理の現場で残高が合わない原因は、実は限られています。振込手数料の差、入金と請求の消込漏れ、日付をまたいだ取引、複数の口座をまたぐ資金の移動、そして単純な入力の誤り。この五つでほぼ説明がつきます。

原因が限られているなら、探す順番も決められます。金額のずれが数百円なら手数料、数千円から数万円なら消込漏れか入力誤り、大きな金額なら日付のずれか口座間の移動。ずれの金額を見た時点で、当たりをつけられるようになります。この当たりがあるだけで、探す時間は数分の一になります。

振込手数料の扱いを先に決めておく

いちばん多いのが手数料です。取引先が手数料を差し引いて入金してくると、請求額と入金額が一致しません。この差額をどう処理するかが決まっていないと、毎回担当者が悩みます。

契約の時点で、手数料をどちらが負担するかを取り決めておくのが本筋です。そのうえで、差し引かれて入金された場合の処理を、会計上どう扱うかを決めます。金額が小さいので放置されがちですが、件数が多いと積み上がります。処理の方法については、税務上の扱いを含めて顧問の税理士に一度確認しておくと、その後は迷いません。

消込を月末にまとめてやらない

入金の消込を月末に一度だけ行うと、そのときに大量の突き合わせが発生します。件数が多いほど漏れが出ますし、どの入金がどの請求に対応するかも分かりにくくなります。

週に一度、あるいは入金があった日に消し込む形にすると、一回あたりの量が減って漏れも減ります。取引先の名義と請求先の名義が違う場合は、対応表を作っておいてください。「株式会社」の前後や、担当部署名が入るだけで、名前の並びが変わって照合できなくなります。この対応表があるだけで、迷う件数がかなり減ります。

複数の口座がある会社は、移動を先に消す

口座が複数ある会社では、口座間の資金移動が原因のずれが頻繁に起きます。片方から出た記録はあるのに、もう片方に入った記録の処理が漏れている、という形です。

対策は単純で、突き合わせの最初に口座間の移動だけを確認することです。移動は必ず対になっているので、片方だけの記録があれば漏れが特定できます。この確認を先にやると、残りの作業がぐっと楽になります。口座の数が多いなら、移動専用の科目を一つ設けて、その残高が月末にゼロになることを確かめる方法もあります。

手順を紙に書いて、順番どおりにやる

原因の型が分かったら、確かめる順番を紙に書いてください。口座間の移動、手数料の差、入金の消込、未処理の取引、入力の誤り。この順に見ると、多い原因から順に潰せます。

紙に書く意味は、担当が休んだときに代わりの人ができることにあります。口頭で伝えている間は、その人しかできません。順番と、それぞれで何を見るかを一行ずつ書けば、一枚に収まります。新しく担当になる人への引き継ぎも、この一枚で済みます。

合わないときに税理士へ相談する引き際を決める

どうしても原因が分からないことはあります。そのときに何時間もかけ続けるかどうかを、先に決めておいてください。金額が小さければ、原因不明として処理し、翌月に持ち越さない判断もあります。

ただし、その処理の仕方は自己判断で決めないでください。少額であっても、雑損として処理するのか、仮勘定で持っておくのかは、税務上の扱いが伴います。判断に迷う場面は専門家に相談するのが早道です。＜ゼロ税理士事務所＞3,980円で税理士に経理＆税務を丸投げのような税理士との顧問契約があれば、こうした細かい判断をその都度聞けます。丸ごと任せる形の契約もあるため、経理に人を割けない会社ほど検討する価値があります。

会社の形と経理の負担を照らす

そもそも取引の件数に対して経理の体制が薄すぎる場合、手順を整えても限界があります。担当が一人で、他の業務と兼務している状態では、月末の数日に負荷が集中します。

外に出せる部分と社内に残す部分を分けて考えてください。入力と突き合わせを外に出し、判断と承認だけを社内に残す形が現実的です。法人としての税務申告まで含めて相談するなら、（⾃由テキス ト）のような紹介の仕組みで複数の候補を比べてから決めると、費用と範囲の相場感がつかめます。

毎月の締めを同じ日に固定する

最後に、突き合わせを行う日を固定してください。月初の何営業日目、と決めます。日が動くと、前月の取引がどこまで含まれているかが揺れて、比較できなくなります。

固定した日には、他の業務を入れない時間を確保します。半日を取っていた作業が、手順が決まれば一時間から二時間で終わります。空いた時間は、数字を読むほうに回してください。合わせることが目的ではなく、合った数字を使うことが目的です。

よくある質問

Q. 数百円のずれも原因を探すべきですか

A. 一度は探してください。金額が小さくても、原因が手数料や消込の仕組みにある場合、放置すると毎月積み上がります。原因が分かって再発しない形にできたら、それ以降は同じ型のずれに時間をかけなくて済みます。

Q. 突き合わせにどのくらい時間をかけるべきですか

A. 手順が決まっていれば、取引の件数にもよりますが一時間から二時間です。それ以上かかっているなら、原因を探す順番が決まっていないか、消込を月末にまとめて行っている可能性があります。

Q. 原因不明のずれはどう処理しますか

A. 金額の大小にかかわらず、処理の方法は税理士に確認してください。仮勘定で持ち越すのか、当期の損益に入れるのかで扱いが変わります。自己判断で処理すると、決算のときに指摘されて結局やり直しになります。

Q. 経理を外に出すと、社内で数字が分からなくなりませんか

A. 入力と突き合わせを外に出しても、月次の数字を受け取って読むのは社内の仕事です。むしろ作業から解放されるぶん、数字を読む時間が取れます。何を毎月受け取るかを契約時に決めておいてください。

まとめ

残高が合わないこと自体は普通に起きます。問題は、原因を探す手順が決まっていないために毎月半日を使っていることです。

原因の型は限られています。口座間の移動、振込手数料、入金の消込漏れ、日付のずれ、入力の誤り。ずれの金額から当たりをつけられます。

手数料の扱いは、契約の時点でどちらが負担するかを決め、会計上の処理は税理士に確認して固定してください。毎回悩む必要がなくなります。

消込は月末にまとめず、入金のあった日か週に一度に分けます。一回あたりの量が減るだけで、漏れは大きく減ります。

確かめる順番を一枚の紙に書き、締めの日を固定してください。半日かかっていた作業が一時間から二時間になり、空いた時間を数字を読むほうに回せます。