配送に出た人とどうつながるか。高速代と連絡の決めごと

荷物を届けに出た人と、事務所にいる人。この二つのあいだで起きる行き違いは、たいてい同じ形をしている。着いたのに相手がいない、待たされている、次の予定に間に合わない。連絡が入るころには、もう手遅れになっている。

決めておくべきことは二つある。現場で判断してよい範囲と、その判断を伝える手段だ。どちらか片方だけでは回らない。判断してよくても伝わらなければ意味がないし、伝えられても判断の基準がなければ止まる。

出た人と事務所のあいだで起きること

配送に出ると、予定どおりにいかない場面が必ずある。渋滞、荷受けの相手が不在、指定された時間より早く着いてしまう。そのつど、待つのか次へ回るのかを決めることになる。

決める権限が現場にないと、電話をかけて指示を仰ぐことになる。運転中なら、停まれる場所を探すところから始まる。この往復で十分から二十分が消える。

一日に三回起これば一時間だ。件数が多い日ほど、この時間が積み上がって最後の一件に響く。

だから、現場で決めてよい範囲を先に広げておく。判断の基準さえ共有されていれば、事務所に確認する回数は減らせる。

基準は、細かく書くほど守られない。三つか四つに絞って、それ以外は現場の判断でよいと言い切るほうがうまくいく。判断に迷った結果が全部こちらに来るなら、任せた意味がない。

時間指定と待機の扱いを決める

時間を指定して受ける仕事なら、その前後の幅も決めておく。何分までなら早着として待つのか、何分待って不在なら持ち帰るのか。数字で決めていないと、毎回その場で悩むことになる。

待機の時間をどう扱うかも大事だ。長く待たされた分が、どこにも記録されないまま消えていることは多い。記録がなければ、条件の見直しを持ちかける材料にもならない。

待った時間は、短くてもその場で書き留める。あとから思い出して書くと、記憶のいい人ほど過小に書く。

決めた基準は、受注の段階で相手にも伝える。伝えていない基準は、こちらの都合でしかない。

高速を使う判断を現場に渡す

遠い配送で下道を選ぶと、燃料と人の時間が伸びる。高速代を惜しんだつもりが、合計では負けていることが多い。

判断を現場に渡すなら、使ってよい上限を決めておく。上限があれば、運転する人が気を遣わずに済む。気を遣った結果として下道を選び、帰りが遅くなるのがいちばん惜しい。

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明細がそろえば、次の見積もりに反映できる。感覚で決めていた運賃の根拠が、数字に変わる。

燃料代も同じ扱いにしておくと、一件あたりの移動費が一つの表で出せる。高速代と給油が別々の場所に記録されていると、毎月足し合わせる作業が発生する。

出す数字は、距離あたりの費用にしておくと比べやすい。総額だけを見ていると、件数が動いた月に判断を誤る。

連絡の手段をそろえる

外に出る人の連絡手段が個人の携帯のままだと、いくつか問題が出る。番号が個人のものなので、辞めた後に取引先から着信が続く。通話料の精算も毎月発生する。

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番号を会社のものにすると、担当が代わったときの引き継ぎも楽になる。相手はいつもの番号にかけるだけでよく、こちらは受ける人を変えればいい。

通話とデータの料金がまとまるので、経費としての扱いも整理しやすくなる。個人の契約を精算する形だと、私用との線引きが毎月ついて回る。

運転中の連絡をどうするか

運転中に電話を受けない、というのは前提として置く。そのうえで、受けられない時間に届いた連絡をどう処理するかを決める。

折り返しの目安を共有しておくと、事務所の側も待てる。三十分以内に折り返す、という程度の決めごとで十分だ。

急ぎの用件は、文字で残す形にそろえる。運転から降りたときに、内容を読んで判断できる。着信の履歴だけだと、かけ直して初めて用件が分かる。

一日の終わりに、その日の連絡をまとめて振り返る時間を五分置く。伝え漏れがあれば、そこで拾える。

停まって連絡を取る場所も、事前に決めておくと早い。経路上のどこで休むかが決まっていれば、その時点でまとめて処理できる。休憩と連絡をひとつにまとめると、余分な停車が減る。

条件を書面にする

決めたことは書面にして、社内と取引先の両方に共有する。時間の幅、待機の扱い、高速の使用、連絡の方法。四つを一枚にまとめれば足りる。

書面があると、担当が代わっても運用が続く。口頭で伝えた条件は、伝えた人がいなくなった時点で消える。

条件を変えるときは、必ず日付を入れて配り直す。古い紙が残っていると、どちらが正しいのか分からなくなる。

半年に一度は実績と見比べる。決めた条件どおりに動けていないなら、条件のほうが実態と合っていない。守れない条件を掲げ続けると、書面そのものが軽く扱われるようになる。

見比べるときは、件数の多い取引先から順に見る。全部を一度に見直そうとすると手が止まるので、上位の数社だけでも十分に効く。

よくある質問

Q. 待機時間の料金は請求できますか。

A. 契約の内容によります。請求するつもりなら、受注の段階で条件に入れておく必要があります。後から持ち出しても認められにくいです。

Q. 高速の使用を現場に任せて使いすぎませんか。

A. 上限を決め、明細を毎月見る形にすれば追えます。実際には、任せたほうが下道での長時間の運転が減ります。

Q. 個人の携帯を業務で使い続けるのは問題ですか。

A. 通話料の精算と、退職後の連絡の扱いが課題になります。番号を会社のものにしておくと、どちらも起きません。

Q. 連絡の記録はどこまで残しますか。

A. 用件と時刻が分かれば十分です。トラブルになったときに、順番を再現できることが目的になります。

まとめ

配送の行き違いは、判断の基準と伝える手段のどちらかが欠けているときに起きる。時間の幅と待機の扱いを数字で決め、高速を使ってよい上限も現場に渡す。

連絡の手段は会社のものにそろえておくと、精算も引き継ぎも軽くなる。決めた条件は一枚の書面にして、社内と取引先の両方に配る。半年に一度、実績と見比べて直していけばいい。