会議で使うカメラとマイクを、まずレンタルで試してみる

会議室に置いた一台で六人が話したら、いちばん奥の人の声だけ届いていませんでした。個人の席では問題なく使えていた機材でした。

会議室で使うものと、個人の席で使うものは、求められる性能が違います。同じ物をそろえても解決しません。ここでは、それぞれに何が要るのかを分けて、買う前に確かめる手順まで決めていきます。家で参加する日のことも、あわせて考えます。

会議室と個人の席では、要るものが違う

違いは、拾う範囲です。

個人の席では、話す人は一人で、口元との距離は変わりません。会議室では、複数の人が離れた場所から話します。この違いを無視して同じ機材を置くと、遠い席の声が届かなくなります。

映すものも同じで、個人は顔が映ればよく、会議室では部屋全体が映る必要があります。まず、どちらの場面のものを選んでいるのかをはっきりさせてください。

在宅の日と出社の日が混ざる働き方なら、両方が要ります。持ち歩く小さなものと、会議室に据え置くもの。役割が違うので、一つで兼ねようとしないほうがうまくいきます。

個人の席は、音から手を付ける

映像より、音のほうが会議の質を左右します。

相手が聞き取りにくいと、聞き返しが増えて時間が延びます。逆に、映像が多少粗くても会話は成立します。だから最初に替えるのは、口元に近い位置で拾えるものです。

周りの音が入る場所で参加するなら、耳に当てる形のものにしてください。据え置きのものは、周囲の会話まで拾います。在宅の日と出社の日で使い分ける人も多い。

家から参加する日は、部屋の反響にも気を付けます。硬い壁と床の部屋は、声が回って聞き取りにくくなります。カーテンを引く、布のあるほうを向く。これだけでかなり変わります。

会議室は、どこまで拾えるかで決まる

部屋の広さと、座る人数で必要なものが変わります。

四人までなら机の上に一台で足ります。それを超えるなら、拾う範囲の広いものか、離れた席の近くにもう一台置く形が要ります。天井が高い部屋や、壁が硬い部屋は反響するので、同じ機材でも聞こえ方が変わります。

会議で使う機材を日数で借りられるデジタル一眼レフ のような形なら、自分たちの部屋に合うかを実際の会議で確かめられます。仕様の表を読んでも、その部屋で聞こえるかどうかは分かりません。

買う前に、一週間試す

一度の会議では、判断できません。

参加する人数も、話す内容も、毎回違います。少なくとも一週間、いつもの会議で使ってみてください。そのあいだに、遠い席の声、雑音の入り方、接続の手間が全部見えます。

試すときは、相手側に聞こえ方を聞くこと。こちらの画面では分かりません。これをやらずに買うと、同じ失敗をもう一度することになります。

聞くときは、良いか悪いかではなく、聞き取れない場面があったかを尋ねます。人は気を遣って「問題ありません」と答えるので、具体的な場面を聞かないと本当のところが出てきません。

人数が増える日の手当て

年に数回だけ大人数になるなら、そのときだけ用意します。

全体会議や説明会のように、参加する人数が普段の三倍になる日があります。その日のために常設の機材を増やすと、ほとんどの日は使われません。臨時に必要な分だけ足すほうが理にかなっています。

必要な日数だけ手配できるAPEXレンタル のような形で、開催の日程に合わせて借りてください。何度か借りて毎回使ったものが分かってきたら、その一点だけ買えば無駄がありません。

置き場と配線を、先に決めておく

使うたびに探す機材は、そのうち使われなくなります。

会議室に置くものは、置き場所と配線をあらかじめ決めて、写真を一枚貼っておいてください。戻し方が分かる状態にしておくと、次の人が困りません。線が足りずに毎回借りに行く、という状態がいちばん時間を食います。

個人の席のものは、鞄に入れっぱなしにできる大きさを選びます。持ち歩けないものは、在宅の日に使われません。

会議室の機材は、接続の手順も一枚にしてください。差す順番が決まっているものは、知らない人が触ると認識されません。手順の紙があるだけで、開始が五分早まります。

機材をそろえても、進め方が変わらなければ会議は良くなりません。誰が進行するか、決めることは何か、時間は何分か。この三つを先に決めるほうが、どんな機材より効きます。

遠くの席の人に、最初に一言もらう決まりも有効です。声が届いているかがその場で分かり、後半まで黙ったままになるのを防げます。機材と運用は、両方そろって初めて効きます。

手元を映すものを、一つ持っておく

顔を映すより、手元を映したい場面のほうが多い。

紙の資料を指しながら説明する、実物を見せる、書きながら話す。据え置きの一台では、この動きに対応できません。手元を映せる小さなものが一つあると、説明の幅が広がります。

高いものは要りません。会議室に一つ置いておいて、必要な日に使う形で十分です。使う頻度が上がってきたら、そのとき良いものに替えれば足ります。

よくある質問

Q. 何から替えればよいですか

A. 音です。聞き取りにくいと聞き返しが増えて時間が延びます。映像は多少粗くても会話は成立します。

Q. 会議室に何台要りますか

A. 四人までなら机の上に一台で足ります。それを超えるなら、拾う範囲の広いものか、離れた席にもう一台置いてください。

Q. 買う前に確かめる方法は

A. いつもの会議で一週間使い、相手側に聞こえ方を聞いてください。こちらの画面では、届いているかどうか分かりません。

Q. 大人数の日はどうしますか

A. その日程に合わせて必要な分だけ手配してください。年に数回のために常設を増やすと、ほとんどの日は使われません。

Q. 手元を映すものは要りますか

A. 紙を指しながら説明する場面が多いなら、一つ置いておくと説明の幅が広がります。高いものでなくて構いません。

まとめ

会議室と個人の席では、必要な機材が違います。個人の席はまず音から、口元に近い位置で拾えるものへ替えてください。会議室は部屋の広さと人数で決まり、四人を超えるなら拾う範囲の広いものが要ります。買う前に一週間いつもの会議で使い、相手側に聞こえ方を確かめること。人数が三倍になる日は、その日程に合わせて借りるほうが無駄がありません。置き場と配線は写真を貼って、戻し方が分かる状態にしておいてください。