在庫の数をどこで持つか。業務システムとサイトのつなぎ方

土曜の朝に三件、同じ商品の注文が入りました。棚には一つしかありません。二人に謝って断ることになり、そのうち一人からは二度と注文が来ていません。

数が合わないのは、数え間違いではありません。棚の数と画面の数が、別々に管理されているからです。つなぎ方を決めれば、この事故は減ります。

ずれる場所は三つしかない

数がずれるのは、決まった場所です。

一つ目は、店頭で売れたときに画面へ反映されないとき。二つ目は、入荷したときに数を足し忘れたとき。三つ目は、返品や破損を引き忘れたときです。

このうち、いちばん多いのは一つ目です。対面と通販の両方をやっている店で必ず起きます。

どこでずれたかを毎回記録してください。 三か月続けると、直すべき場所が一つに絞れます。

記録は紙で構いません。日付、商品、ずれた数、思い当たる理由。四つで足ります。

原因が分からないまま仕組みを入れ替えると、同じずれが新しい形で出ます。

先に数えて、それから直します。

数をどこで持つか決める

つなぎ方を考える前に、正しい数をどこに置くかを決めます。

置き方は二つ。棚の数を正とするか、画面の数を正とするか。

どちらでも構いませんが、決めないのが最悪です。決まっていないと、ずれたときにどちらに合わせるかで揉めます。

多くの場合、業務システムの数を正にするのが扱いやすい。店頭も通販も、そこへ書き込む形にします。

その業務システムを、事務所のパソコンの中に置くのはやめてください。土日に人がいないと更新できません。

画面越しに使えるクラウド上のパソコンを借りられる仮想デスクトップサービス『XServer クラウドPC』 のような形にすると、自宅からでも同じ環境が開きます。土曜の朝に数を直せるかどうかで、断る件数が変わります。

置き場所を決めたら、入る人と入れる範囲も決めます。

反映を早くする

正の数が決まったら、次は速さです。

一日に一度の反映でよいのか、その場で反映すべきなのか。商品の回転で決まります。

一点ものや在庫の少ない商品は、その場で反映しないと必ず売り越します。数が多くて回転の遅いものは、一日一度で足ります。

全部を同じ速さにしようとすると、費用が跳ねます。商品を二つに分けて、速さを変えてください。

分ける基準は、在庫が三個以下かどうか。単純な線でよい。

売り越したときの謝り方も、先に決めておきます。連絡の速さで印象が決まります。

代わりの商品を出せるなら、その一覧も用意しておいてください。断るだけの連絡と、代わりを添えた連絡では、次の注文が来る確率が違います。

反映が速くなると、今度は取り置きの扱いが問題になります。電話で押さえた分をどう引くかを、同じ場で決めておいてください。

つなぐ先を選ぶ

自社サイトと業務システムをつなぐ方法は、いくつかあります。

自分で書いてつなぐ、既製の仕組みで結ぶ、手作業で一日一度入れる。この三つです。

手作業は馬鹿にできません。商品数が少ないなら、いちばん確実で安い。

既製の仕組みを使う場合は、両方が対応しているかを先に確かめます。片方だけ対応していても意味がありません。

つなぐ処理を動かす場所も要ります。法人の名義で契約でき、障害のときの窓口が付く法人向けレンタルサーバー「iCLUSTA+ byGMO」の詳細はこちら のような形にしておくと、止まったときに聞ける相手がいる状態で運べます。

止まったときにどうするかも決めてください。つないだ処理が止まると、数は静かにずれ続けます。

止まったことに気づく仕組みを、必ず一つ入れておきます。

繁忙期の備え

数のずれは、忙しい時期に集中します。

備えるのは三つ。反映の速さを一時的に上げる、確認の回数を増やす、そして品切れの表示を早めに出す。

三つ目が効きます。残りわずかと出しておくだけで、売り越しの件数が減ります。

人が増える時期なら、数を触れる人も増えます。誰が触ってよいかを、その都度決め直してください。

出荷が追いつかない日は、注文を止める判断も要ります。受けてから謝るより、受けないほうが傷が浅い。

止める基準を先に決めておくと、その場で悩まずに済みます。

繁忙期が終わったら、ずれた記録を必ず読み返してください。忙しい時期のずれ方には、その店の弱いところが出ます。

同じ商品が毎回ずれるなら、置き場所を疑ってください。 取り違えやすい並びになっていることがほとんどです。

半年に一度、突き合わせる

日々の運用が回っていても、少しずつずれます。

半年に一度、棚の数と画面の数を全部突き合わせてください。半日で終わります。

差が出た商品には、印を付けておきます。同じ商品が毎回出るなら、そこに構造の問題があります。

突き合わせは、閉店後か休業日にやります。動いている最中にやると、その分がまたずれます。

結果は記録に残して、前回と比べます。差の総数が減っていれば、直し方が合っています。

減っていなければ、正の数の置き方から見直してください。

半年に一度で、十分に効きます。

よくある質問

Q. 手作業で一日一度の更新では駄目ですか。

A. 商品数が少なく、在庫に余裕があるなら十分です。一点ものや残りわずかの商品だけ、その場で反映する形に分けてください。

Q. 正の数はどちらにすべきですか。

A. 業務システム側にするのが扱いやすいです。大事なのはどちらかではなく、決めて全員に伝えることです。

Q. 売り越したときはどうしますか。

A. 気づいた時点ですぐ連絡してください。代わりの商品と、いつなら用意できるかを添えると、次につながることがあります。

Q. 突き合わせはどれくらいの頻度で必要ですか。

A. 半年に一度で足ります。差が大きい商品が固定しているなら、その商品だけ月に一度見てください。

まとめ

ずれる場所は三つです。まずどこでずれたかを三か月記録してください。

正の数をどこに置くかを決めます。決めないのが最悪です。

反映の速さは、商品によって変えてください。全部を同じにすると費用が跳ねます。

つなぐ処理が止まったことに気づく仕組みを、必ず一つ入れておきます。

半年に一度、全部を突き合わせます。差が減っていれば、直し方は合っています。