外国籍の人を採用する前に。在留資格の確かめ方と連絡の手段

外国籍の人を採用することになった。応募書類は問題なく、面接の受け答えもよかった。あとは手続きだけ、と思ったところで止まります。

止まるのは、在留の資格でその仕事ができるかどうかの確認です。ここを飛ばして働いてもらうと、会社の側も責任を問われます。何を見るか、そして本人とどう連絡を取るかを並べます。

見るのはカードの表と裏

確かめるのは、在留カードです。本人から見せてもらいます。

表で見るのは、在留資格の種類と、在留期間の満了日。裏で見るのは、資格外活動の許可の記載です。

種類によって、できる仕事が決まっています。技術や人文知識の分野の資格を持つ人に、それと関係のない現場作業だけを任せると、資格の範囲から外れます。

満了日は、必ず控えます。更新の手続きは本人がやりますが、忘れられると働けない期間が生まれます。三か月前と一か月前に声をかける形にしておきます。

カードの真偽を確かめる手段も用意されています。番号と有効性を照合する仕組みがあるので、採用の前に一度は通しておきます。

学生と、これから来る人は別扱い

留学の資格で日本にいる人を採る場合、扱いが違います。

資格外活動の許可があれば、週に定められた時間まで働けます。この上限を超えると、本人にも会社にも問題が及びます。

複数のところで働いている場合、合計での上限です。こちらでの時間だけを見ていると足りません。採用のときに確認します。

まだ海外にいる人を採る場合は、在留資格の認定の手続きから始まります。時間がかかるので、入社の予定日から逆算します。

書類の準備は本人だけでは進みません。会社が出す書類も多いので、担当を決めておきます。行政書士に依頼する会社も多く、金額と期間を先に確認しておくと安心です。

書類が外国語のとき

本人から届く書類が英語や別の言語のことがあります。

学歴の証明、職務の経歴、公的な証明書。読み違えると、資格の判断そのものを誤ります。

機械の翻訳で大意をつかむのは構いませんが、判断の根拠にはしないことです。とくに肩書きと学位の名称は、直訳すると意味が変わります。

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こちらから送る書類も同じです。労働の条件を書いた書面は、本人が理解できる言語で渡すのが望ましい。あとで食い違うと、双方が損をします。

海外にいる本人とつなぐ

来日前の相手とは、画面越しにやりとりすることになります。

オンライン会議で面接をするなら、回線の質を先に確かめます。相手のネット環境が悪いと、受け答えの間が空き、それを性格の問題と誤解しかねません。

一度、本番と同じ時間帯に短くつないでおきます。時差だけでなく、その国の時間帯によって通信速度が落ちることがあります。

こちらから現地へ会いに行く場合は、渡航先で使える通信手段を持っていきます。無制限で使える当日でもOK！現地空港Wifiカウンターで受け取れる！【SakuraMobile海外Wifi】 のような海外向けのWi-Fiのレンタルなら、書類の画像を送り合っても通信量を気にせずに済みます。

現地の携帯の回線に頼ると、契約や本人確認で時間を取られます。持っていくほうが早い。

入ってからの手当て

手続きが済んでも、そこからが本番です。

住まい、銀行の口座、携帯の契約、役所の届出。この四つで最初の一か月が消えます。会社が全部やる必要はありませんが、どこに行けばよいかの一覧は渡します。

社内の説明も、口頭だけにしないことです。安全に関わることと、給与や休暇の決まりは、書いたものを渡します。

日本語の力によっては、業務の指示の出し方も変えます。長い文を一度に話すより、短く区切って確認を挟むほうが伝わります。

在留の資格の手続きや、労働条件の書面の作り方は、状況によって扱いが変わります。判断に迷う点は、行政書士や社会保険労務士に確認してください。

更新の管理を仕組みにする

いちばん多い事故は、更新の忘れです。

満了日の一覧を作り、担当を決めます。本人任せにすると、忙しい時期にすり抜けます。

三か月前に声をかけ、一か月前に進み具合を確認する。二回でよい。

資格の変更が要る場合は、さらに時間がかかります。仕事の中身を変えるときは、変える前に資格の範囲に収まるかを確認します。

記録の残し方を決める

書類を見せてもらったあと、どう記録するかも決めておきます。

写しを取るなら、何のために取るのかを本人に伝えます。伝えずに複写すると、不信感が残ります。

保管の期間と場所も決めます。個人の情報を含むので、誰でも見られる場所には置きません。

満了日と、次の確認の予定日は、別の一覧で管理します。書類そのものと同じ場所に置くと、確認のたびに全部を開くことになります。

退職したときに、写しをどう扱うかも先に決めます。保管の期間が過ぎたら処分する、という手順まで書いておけば、あとで迷いません。

届出が必要な手続きもあります。雇い入れたときと離職したときで、それぞれ期限が違うので、一覧にして担当を決めておきます。

よくある質問

Q. 何を確かめますか

A. 在留カードの表で資格の種類と満了日、裏で資格外活動の許可です。番号の有効性も採用前に照合します。

Q. 留学生を採るときの注意は

A. 資格外活動の許可があるかと、週の上限時間です。複数のところで働いている場合は合計での上限になります。

Q. 外国語の書類はどうしますか

A. 機械の翻訳を判断の根拠にしないことです。学位や肩書きの表記は直訳で意味が変わるので、該当箇所だけ訳してもらいます。

Q. 更新を忘れないためには

A. 満了日の一覧を作り、三か月前と一か月前の二回、担当者から声をかける形にします。本人任せにしないことです。

まとめ

在留カードの表で資格と満了日、裏で資格外活動の許可を確かめます。

留学の資格の人は週の上限があり、複数の就労先の合計で見ます。

外国語の書類は、判断に関わる箇所だけ正確に訳してもらいます。

来日前の面談は回線を先に確かめ、現地へ行くなら通信手段を持参します。

満了日の一覧と担当を決め、三か月前と一か月前に確認します。