在宅勤務者の防災をどう考えるか。会社が備えるべき範囲

防災用品は事務所に備蓄しています。ただ、社員の半分は在宅で働いています。地震が起きたとき、事務所の備蓄は彼らには届きません。会社としてどこまで備えるべきなのか、線引きができていません。

在宅勤務者の防災は、会社の責任範囲を決めることから始まります。この記事では、現実的な線引きを整理します。

会社の役割を整理する

領域を分けます。

会社が担うべきなのは、安否の確認、連絡の手段の確保、業務継続の判断、情報の提供、業務に関わる備えです。

安否が確認できないことが、最も困る状態です。備蓄より先に、連絡の仕組みを作ってください。

安否の確認では、誰がどこにいて無事かを把握します。業務継続の判断では、止めるか続けるかを決めます。

本人の領域は、自宅の備蓄、家族の安否、避難の判断、住居の安全対策です。

中間の領域もあります。会社が備蓄品を配布する形、情報や手順の提供、費用の補助です。

この線引きを先に決めてください。決めないまま備蓄品を配っても、肝心の連絡が取れない状態は変わりません。

安否確認の仕組み

複数の手段を持ちます。

決めるのは、確認の手段、発動の基準、確認する内容、報告の期限、確認する側の体制、連絡が取れない場合の手順です。

確認する内容は、本人の安否、業務可否、必要な支援です。

手段を必ず複数にしてください。通信が一つ止まると、確認できなくなります。

業務用の連絡手段、電話、安否確認の専用サービス、災害時に使える伝言の仕組み。電話はつながりにくくなる前提で考えてください。

連絡先も整備します。本人の連絡先を最新にし、自宅の所在地を市区町村まで、緊急連絡先を把握しておいてください。

発動の基準と報告の期限も決めておきます。どの規模の災害で実施するかが曖昧だと、実施の判断そのものが遅れます。連絡が取れない場合の手順も、あわせて決めてください。

個人情報の取り扱いには配慮が必要です。利用目的を明示し、必要最小限の範囲にとどめてください。年に一度でも、実際に安否確認を回してください。連絡先が古い、手段が使えないといった問題が見つかります。

会社が用意できる備え

期限の管理が要ります。

配布する場合の選択肢は、防災用品の一式、予備の電源、照明、応急の手当用品です。

一式には、水、食料、簡易照明、携帯トイレなどが含まれます。予備の電源は、端末の充電手段として使えます。

費用の扱いは、会社が購入して現物を配る、費用を補助する、手当として支給するの三つです。

手当として支給する形は、給与として扱われる可能性があります。現物の配布と現金の支給では扱いが変わるため、経理または税理士に確認してください。

現物配布では、期限の管理、入れ替えの手配、退職時の扱い、在宅と出社で差をつけないことを決めます。

期限の管理が最も抜けます。配ったきり期限が切れていることがよくあります。入れ替えの時期を記録してください。中身を自分で集めると期限もばらばらになるので、防災士厳選の防災グッズ39点セット のようにまとまった形の防災セットを配り、次の入れ替えを同じ月にそろえるほうが管理は楽になります。

業務継続の判断

安全を優先します。

決めるのは、業務を止める基準、誰が判断するか、判断を伝える手段、止める範囲、再開の基準です。

止める基準は、災害の規模と地域で決めてください。範囲も、全社か地域かを決めます。

在宅特有の論点もあります。停電で作業できない、通信が使えない、自宅が被災した場合の扱い、出社を求めるかです。

出社を求めない方針を明示してください。決めておかないと、無理をする人が出ます。

業務より安全が優先されることを、平時に明文化して共有してください。緊急時に判断させると、迷いが生じます。

データの扱いも平時から整えてください。在宅の端末にしかないデータは、被災で失われます。共有の場所に置く運用を徹底してください。

情報の提供

強制しません。

提供できるのは、自宅の備えの目安、自治体の情報の参照先、社内の連絡手段の使い方、被災時の相談窓口、社内制度の案内です。

社内制度には、休暇や支援金などが含まれます。

伝え方では、強制しないこと、特定の商品を推奨しないこと、不安を煽らないこと、定期的に簡潔に伝えることが基本になります。

自宅の備えを会社が指示する形は、行き過ぎです。情報を提供し、費用を補助する形にとどめるのが現実的です。

自治体の情報も、参照先を案内するだけで足ります。会社が独自に基準を示す必要はありません。

周知は、年に一度、防災の時期に合わせて案内する形が定着しやすいでしょう。その案内に防災士厳選の防災グッズ39点セット【ディフェンドフューチャー】 のような備蓄一式を添えておけば、何をそろえるかで止まっていた人が動きます。買うかどうかは本人の判断に任せてください。

拠点と在宅を分けて考える

量を見直します。

事務所の備蓄は、出社している人の分、帰宅困難時の滞在を想定した水や食料や毛布、照明や通信や電源といった共用の設備が対象です。

在宅の備えは、本人と家族の分が本人の領域、業務に必要な最低限の電源と通信が会社の関わる範囲になります。会社が補助する範囲を明示してください。

両方に必要なのは、安否確認の仕組み、連絡手段、業務継続の判断基準です。

事務所の備蓄量を、実際に出社している人数で見直してください。

在宅が定着した会社では、備蓄が過剰になっていることがあります。

見直せば、期限切れの無駄が減ります。在宅の人への配布に振り替えるという判断もできます。

よくある質問

Q. 会社はどこまで備えるべきですか。

A. 安否確認、連絡手段、業務継続の判断は会社の役割です。自宅の備蓄は本人の領域ですが、費用の補助や現物の配布は選択肢になります。

Q. 何から始めますか。

A. 安否確認の仕組みです。備蓄より先に、連絡の手段を複数用意し、年に一度は実際に回してください。

Q. 防災用品を配ると給与扱いになりますか。

A. 現物の配布と現金の支給では扱いが変わります。経理または税理士に確認してください。

Q. 災害時に出社を求めてよいですか。

A. 求めない方針を平時に明示してください。決めておかないと、無理をする人が出ます。

まとめ

会社の役割と本人の領域を分けること。

最優先は安否確認の仕組みで、手段を複数持ち年に一度は回すこと。

配布した備蓄の期限管理が最も抜けること。入れ替え時期を記録すること。

災害時に出社を求めない方針を、平時に明示すること。

そして、事務所の備蓄量を実際の出社人数で見直すこと。過剰になっています。