多拠点対応の予約台帳システム構築事例：店舗横断管理を支える「在庫のない予約」の仕組みとは？
全国に複数の拠点を展開する美容・医療・教育関連事業では、予約業務の効率化が顧客満足と業務負荷の軽減に直結します。とくに、サービスや時間という「在庫を持たないリソース」の予約管理においては、属人的な対応や紙・Excel運用の限界が早期に露呈し、DX化の優先対象になることが少なくありません。
この記事では、ある全国展開エステサロンチェーンが構築した「多拠点・多担当者対応の予約台帳システム」の開発事例をもとに、受託開発プロジェクトの要件整理から技術選定、UI/UX設計、運用設計に至るまでの実践的な視点を解説します。
背景：拠点数の増加が「紙とExcelの限界」を可視化させた
対象となった企業は、都市圏および地方を含む全国約40拠点を展開する中規模サロンチェーンです。初期は「各拠点ごとに手帳型の紙台帳＋電話予約」の運用を行っていましたが、次第に以下のような構造的課題が浮き彫りになってきました。
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ダブルブッキング（重複予約）が月10件以上発生し、顧客からの信頼が低下
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出張中の顧客が別店舗で施術を受けたいという要望に対応できず、機会損失が続出
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担当スタッフの指名予約が属人化し、人気・非人気の偏りがサービス品質に影響
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予約情報が本部と拠点で乖離し、販促施策や稼働率改善のPDCAが回らない
さらに、季節による繁閑の波、キャンセル率の変動、設備制約（脱毛機器・個室等）など、アナログでは処理できない情報が日々増加していったことで、業務改善の一環として「統合型の予約システム構築」が急務となりました。
要件定義：単なる「予約フォーム開発」として捉えない
多くの開発プロジェクトにおいて、予約機能はフォーム入力と時間選択だけのシンプルな仕様と誤解されがちですが、業務に直結するシステムではそうはいきません。本プロジェクトでは以下の要件を段階的に精査・定義していきました。
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拠点ごとに異なる営業時間・施術内容・施術者スキルセットを保持
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時間枠単位を15/30/60分で動的切替（施術内容によって変動）
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設備リソースの同時利用制御（例：ベッド、脱毛機器は並行不可）
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施術ステータスの段階管理（受付→施術中→完了→評価入力）
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予約ポリシーとキャンセルルールの個別設定（拠点/施術メニュー単位）
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顧客ランクごとの優先予約、リマインド通知（LINE/メール）連携
このように、「単なる予約入力」ではなく「現場運用に適応した予約ロジックの抽象化」を重視し、業務フローとUI設計がセットで議論されました。
技術構成と開発体制：BFF設計を軸にしたスケーラブル構築
構築は受託開発会社2名（フロント＋バックエンド）と、企業側PMおよび施術拠点SVとの混成体制でスクラム運用されました。以下の技術構成が選ばれた背景には、「スモールスタートを前提としつつ、今後の拡張にも耐えるアーキテクチャ」という方針がありました。
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フロントエンド：Next.js（SSG+CSRハイブリッド）＋Tailwind CSS
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状態管理：Zustand（簡潔なストア定義とイベントドリブン実装の両立）
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バックエンド：Firebase Functions（イベント駆動処理）＋Firestore
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認証認可：Firebase Auth（顧客／スタッフロールの分離）
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通知系：LINE Messaging API＋SendGrid（メール）
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可視化/集計：BigQuery＋Looker Studio（KPI分析/拠点別集計）
注目すべきは、UIの複雑化を抑えるためにBFF（Backend for Frontend）レイヤーをExpress.jsで構築し、APIの集約とUI最適化責務を分離した点です。これにより、複数条件を跨ぐAPI構造の肥大化を抑えながらUIパフォーマンスを確保しました。
UI/UX設計で重視した「予約導線の心理設計」
予約画面は「ユーザーが目的地に迷わず到達できる設計」を最優先に設計されました。具体的には以下の点に注力しています。
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カレンダー表示では「○（空き）／×（満）」表示＋人数インジケーターを組み合わせ、直感的な判断を促進
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スタッフ指名が不可な場合は「自動最適化」ボタンを用意し、UXの負担を最小化
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ログインしている顧客の過去予約情報・施術履歴・リピート率を踏まえた「おすすめ予約枠」を自動提示
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拠点選択にあたっては、過去利用実績のある店舗を上位表示（パーソナライズ設計）
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キャンセルポリシー・注意事項は「初回のみポップアップ」「毎回表示切替」で柔軟に表示制御
管理画面についても、現場スタッフが「操作ミスなく使える」ことを最優先し、スマホ横持ち・縦持ち両対応のレスポンシブ設計と、アイコンベースの操作導線が採用されました。
定量・定性の両側面で見えた導入効果
導入から半年後のモニタリングデータでは、以下のような定量成果が報告されました。
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ダブルブッキング：月平均12件 → 0件（完全撲滅）
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無断キャンセル率：7.4% → 3.1%（事前リマインドの効果）
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予約完了から来店までの移行率：71% → 89%
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顧客満足度アンケート：「予約しやすさ」項目で83%が改善実感
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スタッフシフト管理ミス：週5件 → 週1件以下に減少
また、現場SVからのヒアリングでは、「予約電話の対応件数が大幅に減り、その分接客に集中できるようになった」「顧客対応の質が明らかに向上した」といった定性的評価が多く寄せられました。
受託開発パートナーとして評価された要素
今回のプロジェクトでは、以下の開発姿勢がクライアントから高く評価されました。
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現場への業務同席を通じた「課題の肌感覚」の理解
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UI設計前に「施術体験フローと心理負荷の流れ」を可視化したアプローチ
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Firebaseを軸とした「ローコスト・短納期」の提案
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LINE通知やDB設計も含めた「顧客接点・運用・分析」までを見通した構成
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将来的な別業態・別ブランドへの横展開を見越したアーキテクチャの柔軟性
単なる予約機能の開発ではなく、「事業成長に耐えうる業務インフラを整備する」という意図が強く反映されたプロジェクトでした。
まとめ：予約は「業務支援」以上に「ブランド支援」である
在庫を持たない「時間枠」という商材は、実は最も設計と運用の工夫が必要な領域です。とくに多拠点型のサービス業においては、予約管理の仕組み次第で「サービス品質」「スタッフ負荷」「売上」が大きく左右されます。
受託開発会社としても、予約台帳システムの構築は単なる機能開発ではなく、「業務構造のデジタル再設計」として取り組むべきテーマです。現場の声を反映したUIUXと、スケーラビリティに優れた技術構成、そして業務課題への共感力が、クライアントとの信頼を築く最大の要素となるでしょう。
